توانایی واگذاری وظایف یک مهارت رهبری لازم و حیاتی است. مدیران پربازده باید بدانند که چگونه تفویض اختیار را انجام دهند و برای اطمینان از موفقیت در واگذاری کارها چه کاری می توانند انجام دهند. اما عمل تفویض اختیار به آسانی گفتن نیست.
مدیران معمولا به دلایل مختلف در تفویض اختیار مشکل دارند که مهم ترین آن ها موارد زیر هستند:
- واگذاری کارها نیاز به اعتمادسازی در تیم شما دارد.
- ممکن است سخت باشد که پروژه هایی را که خود را متعلق به آن می دانستید کنار بگذارید.
- بیشتر کارها نسبت به زمانی که خودتان کار را انجام می دهید برای دیگران آسان نیستند.
نگرانی هایی از این دست معتبر و قابل درک است. عمل تفویض اختیار می تواند سخت باشد. اما دانستن اینکه چگونه و چه زمانی کار خود را واگذار کنید می تواند در درازمدت باعث کسب موفقیت های بیشتر شود. در ادامه در مورد اهمیت تفویض اختیار و راه های توسعه مهارت های ضروری تفویض اختیار برای موفقیت یک رهبر موثر صحبت می کنیم.
تفویض اختیار یعنی چه؟
واگذاری کارها عملی است که در آن وظایفی به دیگر اعضای تیم شما واگذار می شود. انجام تفویض اختیار کارایی را بهبود می بخشد و فشار و باری که بر روی شانه های شما وجود دارد را کاهش می دهد. این کار همچنین یک راه عالی برای توسعه فردی دیگران و آزاد کردن خود برای کارهای استراتژیک تر است.
- آموزش سئو
مزایای تفویض اختیار
تقسیم مسئولیت برای انجام وظایف، نتایج مثبت بسیاری برای تیم ها و سازمان ها دارد.
تفویض اختیار به فرهنگ سازمانی اعتماد و توانمندسازی افراد شرکت کمک می کند. در سازمان هایی با اعتماد بالا، مدیران بر کل افراد شرکت تمرکز کرده و کارمندان خود را تشویق می‌کنند تا از نظر حرفه ای و شخصی رشد کنند.
از دیگر مزایای تفویض اختیار آن است که به کارمندان در نحوه ایجاد شغل، مدیریت زمان و انجام وظایف خود استقلال بیشتری می دهد. تحقیقات پل جی زاک نشان می دهد که موارد زیر در کارمندانی که در سازمان های با اعتماد بالا برای واگذاری کارها کار می کنند، بهبود یافته اند:
- رضایت شغلی
- کارایی و عملکرد
- بهبود سطح کاری
در سطح فردی، شما به عنوان رهبر نیز از بهبود راحتی خود با تفویض اختیار سود خواهید برد. متوجه خواهید شد که زمان بیشتری در تقویم خود دارید و فرصت های بیشتری برای کارهای استراتژیک دارید. همچنین دید بیشتر و استرس کمتری خواهید داشت.
چرا واگذاری کارها مهم است؟
تفویض اختیار زیرمجموعه های بسیاری دارد که مهم ترین آن ها در اساسی ترین سطح، واگذاری کار به دیگران است. تفویض اختیار اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که کاری را که می‌توانید خودتان انجام دهید به شخص دیگری در تیم خود محول کنید.
وقتی تفویض اختیار می کنید، با واگذاری مالکیت اصلی کار به شخص دیگری اعتماد خود را نشان می دهید. این امر کار بر روی یک پروژه را به یک فعالیت مشترک تبدیل می کند. شما به عنوان رهبر همچنان درگیر نظارت بر کیفیت و به موقع بودن کار هستید. سازمان ها زمانی پیشرفت می کنند که رهبران با موفقیت تفویض اختیار کنند. وقتی واگذاری کارها اتفاق می افتد، وظایف و اختیارات بین افراد و تیم ها تقسیم می شود.
تحقیقات نشان می‌دهد که تفویض اختیار ارتباط زیادی با موارد زیر دارد:
- افزایش اثربخشی سازمانی
- کاهش استرس
- افزایش انگیزه
- رضایت شغلی
تفویض اختیار مسیرهای یادگیری بیشتری به کارمندان شما برای تقویت مهارت های موجود و جدید، رشد و توسعه ارائه می دهد. شما با واگذاری کارها، نقاط قوت و ظرفیت های تیم خود را گسترش می دهید. تغییر تمرکز یک کارمند از یک مشارکت کننده فردی به یک مدیر پروژه از طریق تفویض اختیار، زمان بیشتری را برای آنها برای انجام کارهای سطح بالاتر آزاد می کند. این تجربه به آنها کمک می کند تا در حرفه خود پیشرفت کنند و در نهایت کارمندانی باکیفیت تر داشته باشید.
چرا تفویض اختیار برای برخی افراد اینقدر سخت است؟
دلایل زیادی وجود دارد که چرا حتی رهبران خوب انجام واگذاری کارها را دشوار می دانند. همانطور که فهرست دلایل عدم تفویض اختیار را در زیر می خوانید، توجه داشته باشید که کدام یک برای شما صدق می کند و کدامیک باعث شده که نتوانید واگذاری کارها را به خوبی انجام دهید.
- زمان: کمبود وقت رایج ترین دلیلی است که باعث می شود نتوان واگذاری کارها را انجام داد. این نشان دهنده این باور است که تفویض اختیار به شخص دیگری زمان بیشتری از انجام خود کار می برد. به خصوص زمانی که برای یک پروژه ضرب الاجل تعیین شده است، ممکن است بیشتر آستین ها را بالا بزنید و خودتان کار را انجام دهید.
- هویت: در طول سال ها، شما در زمینه تخصص و مهارت های فنی خود سرمایه گذاری کرده اید. مدیران جدید اغلب هویت و احساس ارزشمندی خود را با انجام کارهای پیش رو مرتبط می دانند و وقتی این کارها از شما گرفته شود، ممکن است فکر کنید هویت شما به خطر افتاده است.
- وابستگی عاطفی: نکته جالب آن است که بعضی از افراد صرفاً آنقدر از نظر احساسی روی کار سرمایه گذاری می کنند که نمی توانند آن را به شخص دیگری واگذار کنند. به عنوان مثال، شما در حال حاضر یک چشم انداز در ذهن خود از محصول نهایی یک پروژه دارید و نمی خواهید شخص دیگری آن را در جهت متفاوتی قرار دهد یا باعث ایجاد تغییراتی در آن شود.
- احساس گناه: ممکن است هنگام واگذاری کار به همکاران پرمشغله احساس گناه کنید، به خصوص زمانی که بر آنها اختیاری ندارید. احساس گناه قدرتمند است. هیچ کس نمی خواهد احساس کند که دارد کار بیشتری را روی همکارانی که قبلاً مشغول هستند، می اندازد.
- اعتماد کنید: ممکن است فردی (یا چند نفر) در تیم شما وجود داشته باشد که برای اجرای وظایف به آنها اعتماد ندارید. شاید آنها هنوز سطح مهارت لازم را نداشته باشند یا در گذشته مطابق انتظارات شما عمل نکرده باشند. شما حتی ممکن است متوجه نباشید که به تیم خود اعتماد ندارید. در پایان، به خصوص برای پروژه های مهم، بسیاری از مردم بیشتر از اینکه به دیگران اعتماد کنند، به خودشان برای انجام کارهای عالی اعتماد دارند.
- ترس از شکست: ترس از شکست یک محرک روانی برای بسیاری از تصمیمات در محل کار است. ممکن است احساس کنید که بهترین راه برای جلوگیری از احتمال شکست این است که کار را خودتان انجام دهید.
- اقتدار: شما ممکن است از تفویض اختیار اجتناب کنید زیرا از استفاده از اختیارات موقعیتی خود ناراحت هستید. واگذاری اختیارات تصمیم گیری می تواند ناراحت کننده یا دلهره آور باشد. این امر به ویژه زمانی رایج است که شخصی به تازگی ارتقا یافته است و اکنون بر افرادی که قبلاً هم رده خودش بودند نظارت می کند.
نحوه تفویض اختیار
بیایید نگاهی بیندازیم به روش های مؤثر برای تفویض اختیار و شش روشی که هنگام تفویض اختیار باید از آنها اجتناب کنید:
شیوه های تفویض اختیار موثر
- باید بدانید که به وضوح به چه کسی چه وظایفی داده می شود واز جلسات فردی و تیمی برای روشن کردن اهداف فردی و تیمی و توزیع کارها بین اعضای تیم استفاده کنید. سعی کنید بهترین تطابق را بین تکالیف و افراد ایجاد کنید تا تعامل را افزایش دهید. تمام اطلاعات و دستورالعمل های مورد نیاز را به افراد برای انجام وظیفه ارائه دهید. معیارهای لازم برای تکمیل کار را به وضوح مشخص کنید تا مشخص شود که چه زمانی کار کامل و موفق است.
- آنها را در این مسیر توانمند و حمایت کنید. به اعضای تیم خود اطلاع دهید که در دسترس هستید و از پرسش سوالات توسط آن ها و توضیحات اضافی استقبال کنید. بازخورد سازنده، راهنمایی و نکات لازم برای اصلاح پروژه را به شیوه ای محترمانه ارائه دهید.
- اجازه دهید که انعطاف پذیری لازم وجود داشته باشد و به آنچه که کارمند نیاز دارد بپردازید. به هر حال هر فردی در مرحله متفاوتی از پیشرفت حرفه ای خود قرار دارد و به چیزی متفاوت از شما نیاز دارد.
- کارمندان خود را مسئول نگه دارید. تفویض اختیار به این معناست که شما اختیار انجام کار را به شخص دیگری واگذار کرده اید. اما به عنوان یک رهبر، شما هنوز هم باید آنها را مسئول نگه دارید. گاهی اوقات، رهبران ممکن است بیش از حد دست روی دست گذاشته و از کار کارکنان خود دور شوند.
- به خودتان یک جایزه فوری بدهید. ساده ترین پاداش زمان است. برای مثال، اگر یک جلسه هفتگی را به شخص دیگری محول می کنید، اجازه ندهید جلسه دیگری آن ساعت را به خود اختصاص دهد. آن زمان را در تقویم خود برنامه ریزی کنید تا روی پروژه ای کار کنید که برای شما مهم است یا فرصتی برای درخشش بیشتر در اختیار شما قرار می دهد.
نکاتی که به هنگام تفویض اختیار نباید انجام دهید.
- آن ها را کاملا مدیریت نکنید. به اعضای تیم خود زمان و مکان بدهید تا کارها را خودشان انجام دهند و از چک کردن مکرر آن ها خودداری کنید. اگر در همان ابتدا برنامه های جلسات را تنظیم کنید تا به صورت دوره ای با هم در ارتباط باشید، نیازی به مدیریت همیشگی و سریع نیست.
- پس از انجام واگذاری کار، آن را پس نگیرید. حتی اگر همه چیز به خوبی پیش نمی رود، با آن شخص بمانید و سطح حمایت خود را از آن فرد بالا ببرید. احتمالا اوضاع بهبود پیدا می کند.
- روی نکات منفی متمرکز نشوید. اجازه شکست های کوچک را بدهید. حال و هوای مثبت خود را حفظ کنید و اطمینان حاصل کنید که اشتیاق شما از بین نمی رود.
- به ایده های جدید یا روش های جدید انجام کار فکر کنید. تفویض به معنای انتقال مالکیت پروژه به دیگری است. محصول نهایی آنها با آنچه شما انجام می دادید متفاوت خواهد بود. تنوع افکار را در نظر بگیرید و اجازه دهید که آن ها نیز خلاقیت خود را به خوبی نمایش دهند.
- کار دیگران را به عنوان کار خود یا بدون ذکر منبع معرفی نکنید. در مورد افرادی که کار را انجام می دهند شفاف باشید و در جلسات و ارتباطات کتبی به آنها اعتبار بدهید. به عنوان مثال نگویید که این پروژه از من است. چون شما تفویض اختیار انجام داده اید.
- به خودتان ایمان داشته باشید. تبدیل شدن به یک متخصص در واگذاری کارها، سفری پر از فراز و نشیب و شروعی همیشگی است. حتی با 20 سال تجربه رهبری، همچنان ممکن است چالش هایی به وجود آید.
چه زمانی واگذاری کارها را انجام دهیم.
بسیاری از افراد تلاش دارند که همه کارها را خودشان انجام دهند و بر خود فشار وارد می کنند. به همین دلیل است که ما در این بخش به موانعی اشاره می کنیم که شما را از تفویض اختیار مؤثر باز می‌دارد. می توانید تمرین را شروع کرده و عمل واگذاری کارها را بهتر انجام دهید.
- آموزش سرمایه گذاری
برای شروع، این سه زمان را در نظر بگیرید. در چنین شرایطی، تفویض اختیار ایده خوبی است:
- کاری را که بارها انجام داده اید مشخص کنید که دیگر چالش فکری جدید یا منحصر به فردی برای شما ایجاد نمی کند. آنچه برای شما بیهوده و کسل کننده به نظر می رسد ممکن است یک فرصت رشد برای شخص دیگری در تیم شما باشد.
- تقویم خود را باز کنید و به جلسات هفتگی خود نگاه کنید. در کدام جلسات شرکت می کنید که در آن ها یک یا چند گزارش ارائه می دهید؟ از خود بپرسید که آیا می توانید گزارش ها را تحویل دهید و بدون حضور خود، شما فقط گزارش هایتان را ارسال کنید یا نه. اینطور می توانید در هر هفته یک ساعت از وقت شما را آزاد کنید.
- لیست کارهای خود بررسی کرده و ببینید چه کارهایی را انجام می دهید. اگر کارهایی که انجام می دهید، در زیر شرح وظایف یکی از کارمندان شما قرار دارد، آن را بررسی کنید. ممکن است کاری انجام دهید – یا خیلی چیزهای دیگر – که باید به عنوان بخشی از کار شخص دیگری انجام شود.
چالش های رایج برای واگذاری کارها چه هستند؟
اگر اغلب این کار را انجام ندهید، تفویض اختیار می تواند مانند یک مبارزه سخت باشد باشد. به این دلیل که واگذاری کارها به دلایل مختلف کار سختی است. برخی از افراد این کار را خوب انجام نمی دهند و نمی توانند واقعاً کارهای قبلی خود را رها کنند.
آنها می خواهند هر کاری را به تنهایی انجام دهند تا اطمینان حاصل کنند که استاندارد آنها مطابقت دارد. با این حال، کسب و کارها نمی توانند به این شکل کار کنند، و اینکه فکر کنید اگر می‌توانید همه چیز را انجام دهید، واقع بینانه نیست. اکثر افراد با این نکته موافق هستند، پس چرا واگذاری کارها دشوار است؟
موانع زیادی وجود دارد که می تواند تفویض اختیار را به یک فرآیند چالش برانگیز تبدیل کند. این موارد شامل اشتباهات در ارائه محصول نهایی، مدیریت کارمندان و مبارزه با سرمایه گذاری در زمان است. برخی از عوامل دیگر نیز در عدم واگذاری کارها نقش دارند. مقاله ای در هاروارد بیزینس ریویو، فقدان تفکر انتقادی، ابتکار، کیفیت و سرعت را به چهار دلیل اصلی که ممکن است یک فرد در تفویض اختیار با شکست مواجه شود، نسبت می دهد.
در ادامه به 3 مورد اصلی می پردازیم.
اگر کارها به درستی انجام نشوند
ناامید کننده ترین تجربه در مورد واگذاری کارها زمانی است که همه کارها را به درستی انجام می دهید، اما پروژه ای که به شما واگذار می کنید استانداردهای مورد نیاز شما را برآورده نمی کند. این یکی از بزرگترین ترس های مرتبط با تفویض اختیار است.
برای مقابله با این چالش، وقت بگذارید و دستورالعمل های مناسب و کامل را ارائه دهید. در مقاله سیستم سازی در مورد این موضوع صحبت کرده ایم. به کارمند خود زمان بدهید تا سوال بپرسد و به طور کامل به آن ها پاسخ دهید. مثال ها و نکات زیادی را که کارمند می تواند در حین انجام کار از آنها استفاده کند، ارائه دهید.
مطمئن باشید که در این مرحله عجله نمی کنید. ارائه دستورالعمل های کامل برای اطمینان از اینکه پایه و اساس یک پروژه موفق به خوبی تنظیم شده است بسیار مهم است و خطر عدم انجام صحیح کار را کاهش می دهد.
کارمند خیلی درگیر می شود
همه نمی دانند وقتی یک کار جدید را می پذیرند چه چیزی در انتظارشان است. قبل از شروع کار، آماده سازی کارمندی که به او کارها را واگذار می کنید ضروری است. این به آنها کمک می کند تا انتظارات خود را تنظیم کنند و بر اساس آن برنامه ریزی های مختلفی را انجام داده تا تحت تأثیر قرار نگیرند.
به طور دوره ای بررسی کنید و بپرسید که آیا کارمند شما به کمک بیشتری نیاز دارد یا خیر. این به ویژه اگر برای اولین بار است که روی این نوع پروژه کار می کنند، خیلی خوب عمل می کند. این کار در واقع به مقابله با تهدید غلبه بر آنها کمک می کند. این می تواند اعتماد به نفس را در آنها ایجاد کند تا کار را مطابق با مشخصات شما انجام دهند.
- آموزش وردپرس
تفویض اختیار خیلی طول می کشد
گاهی اوقات، ممکن است به نظر برسد که بهتر است یک کار را خودتان انجام دهید. در اینچنین مواردی، شما باید زمان انجام آن و زمان توضیح دستورالعمل ها را برای یک کارمند بسنجید. همانطور که در بالا ذکر شد، بخش آموزش در تفویض اختیار بسیار مهم است. شما باید دقیق باشید و برای توضیح آنچه به دنبال آن هستید وقت بگذارید. با این حال، این فرآیند می تواند زمان بر باشد، به خصوص اگر شما نیاز به آموزش به کسی دارید که خیلی خوب نمی داند یک کار را باید چگونه انجام دهد. به همین دلیل مهم است که هزینه های زمانی مربوط به را قبل از واگذاری کارها سنجید.