مدیریت پروژه هنر مدیریت تمام جنبه های یک پروژه از آغاز تا پایان با استفاده از یک روش علمی و ساختار یافته است. اصطلاح پروژه ممکن است برای تعریف هر تلاشی که ماهیت موقتی دارد و دارای آغاز یا پایان است استفاده شود. پروژه باید چیزی منحصر به فرد ایجاد کند، چه محصول، خدمت یا نتیجه باشد و باید به تدریج شرح داده شود. همانطور که از تعریف پیداست، هر کاری را نمی توان یک پروژه در نظر گرفت. در هنگام دسته بندی پروژه ها و مطالعه نقش آنها در موفقیت سازمان، رعایت این تعریف ارزشمند است. با تعریف فوق از پروژه، ایده روشنی در مورد چیستی پروژه به دست می آید.
مدیریت برنامه به عنوان بخشی تعریف می شود که مدیریت پروژه ها را متمرکز می کند. منظور این است که PMO یا دفتر مدیریت پروژه مخزن تمام پروژه هایی است که در یک سازمان در حال اجرا هستند. مدیریت برنامه در خدمت CIO (مدیر ارشد اطلاعات) با ارائه به‌روزرسانی‌های منظم وضعیت در رابطه با پیشرفت همه پروژه‌های شرکت است.
نقش PMO این است که اطمینان حاصل کند که پروژه ها از نظر مالی قابل دوام هستند و هر زمان که احتمال یا وقوع گرانی هزینه وجود دارد، هشدار می دهد. PMO همچنین در مورد صورتحساب و سایر جزئیات مربوط به پروژه نظارت می کند. بنابراین، وظیفه PMO نظارت بر پروژه‌هایی است که تحت حوزه خود قرار می‌گیرند و به‌عنوان نوعی آژانس نظارتی برای آنها عمل می‌کند. در سناریوی فعلی، علاوه بر رهبری فنی، نیاز به رهبری رویایی توسط CIOها نیز وجود دارد.
رهبری فنی توانایی تشخیص روندها در فضای فنی و استفاده از آنها برای موفقیت پروژه است. این امر مستلزم انتخاب فناوری مناسب و توانایی جلوتر از منحنی با توجه به فناوری های جدید است. از سوی دیگر، رهبری رویایی برنامه برای کنترل هزینه ها و مدیریت موثر افزایش بهره وری و ادغام دقیق تر فرآیندها مورد نیاز است. این موضوع در زمینه بحران اقتصادی جاری که در آن تاکید بر کاهش هزینه ها و بهبود درآمد است، مرتبط است.
- آموزش اینستاگرام
نقش مدیر پروژه شبیه نقش رهبر ارکستر در یک سمفونی است. هر یک از هنرمندان به طور جداگانه می‌دانند که برای نقش خود چه باید کرد. اما، باید شخصی وجود داشته باشد که “تصویر بزرگ” یا چشم انداز جمعی را داشته باشد تا عملکرد را به موفقیت برساند. به طور مشابه، مدیر پروژه، کل تیم پروژه را در جهت دستیابی به اهداف مشترک هدایت می کند.
نقش مدیر پروژه این است که اطمینان حاصل کند که اهداف کلی پروژه با مشارکت تک تک اعضا محقق می شود. مدیر پروژه مانند پریما دونا است و زیرکی او به این بستگی دارد که چگونه می تواند از نقاط قوت اعضای فردی استفاده کند و در عین حال تأثیر ضعف های آنها را به حداقل برساند. مدیران برنامه همان دیدگاه را دارند اما در سطحی بسیار بالاتر. کار آنها در مجموع برای بخش یا شرکت مهم است و مدیران پروژه را هدایت می کنند. این شبیه به هرمی است که در آن CIO یا مدیر برنامه در راس قرار دارد و مدیر پروژه در سطح بعدی، پروژه منجر به پایین تر و غیره می شود.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی و سازماندهی منابع یک شرکت برای حرکت دادن یک کار، رویداد یا وظیفه خاص به سمت تکمیل است. این می تواند شامل یک پروژه یک بار مصرف یا یک فعالیت مداوم باشد و منابع مدیریت شده شامل پرسنل، امور مالی، فناوری و مالکیت معنوی است.
مدیریت پروژه اغلب با زمینه‌هایی در مهندسی و ساخت‌وساز و اخیراً مراقبت‌های بهداشتی و فناوری اطلاعات (IT) مرتبط است، که معمولاً دارای مجموعه پیچیده‌ای از اجزا هستند که برای ایجاد یک محصول کارآمد باید به‌صورت مجموعه‌ای تکمیل و مونتاژ شوند.
- آموزش بیزنس کوچینگ
مهم نیست که صنعت چه باشد، مدیر پروژه تقریباً همان شغل را دارد: کمک به تعریف اهداف و مقاصد پروژه و تعیین اینکه اجزای مختلف پروژه چه زمانی و توسط چه کسی باید تکمیل شوند. آنها همچنین بررسی های کنترل کیفیت را ایجاد می کنند تا اطمینان حاصل شود که اجزای تکمیل شده از استاندارد خاصی برخوردار هستند.
خوراکی های کلیدی
- در سطح بسیار ابتدایی، مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی، شروع، اجرا، نظارت و بسته شدن یک پروژه است.
- انواع مختلفی از روش ها و تکنیک های مدیریت پروژه وجود دارد، از جمله سنتی، آبشاری، چابک و ناب.
- مدیریت پروژه در سراسر صنایع مورد استفاده قرار می گیرد و بخش مهمی از موفقیت شرکت های ساختمانی، مهندسی و فناوری اطلاعات است.
درک مدیریت پروژه
به طور کلی، فرآیند مدیریت پروژه شامل مراحل زیر است: برنامه ریزی، شروع، اجرا، نظارت و بسته شدن.
از ابتدا تا انتها، هر پروژه نیاز به برنامه‌ای دارد که مشخص کند کارها چگونه از زمین خارج می‌شوند، چگونه ساخته می‌شوند و چگونه به پایان می‌رسند. برای مثال، در معماری، پلان با یک ایده شروع می‌شود، به سمت طراحی‌ها پیش می‌رود، و به سمت طراحی نقشه پیش‌روی می‌شود و هزاران قطعه کوچک بین هر مرحله کنار هم قرار می‌گیرند. معمار تنها یک نفر است که یک تکه از پازل را ارائه می دهد. مدیر پروژه همه را کنار هم می گذارد.
هر پروژه معمولاً یک بودجه و یک بازه زمانی دارد. مدیریت پروژه همه چیز را به آرامی، به موقع و بر اساس بودجه پیش می برد. این بدان معناست که وقتی بازه زمانی برنامه ریزی شده به پایان می رسد، مدیر پروژه ممکن است تمام اعضای تیم را که روی پروژه کار می کنند نگه دارد تا طبق برنامه به پایان برسد.
انواع مدیریت پروژه
بسیاری از انواع مدیریت پروژه برای رفع نیازهای خاص صنایع خاص یا انواع پروژه ها توسعه یافته اند. آنها شامل موارد زیر است:
1. مدیریت پروژه آبشار
این شبیه به مدیریت پروژه سنتی است، اما شامل این هشدار است که هر کار باید قبل از شروع کار بعدی تکمیل شود. پله ها خطی هستند و پیشرفت در یک جهت جریان دارد – مانند یک آبشار. به همین دلیل توجه به توالی وظایف و جدول زمانی در این نوع مدیریت پروژه بسیار مهم است. اغلب، با تکمیل وظایف کوچکتر و شروع کارهای بزرگتر، اندازه تیمی که روی پروژه کار می کند، افزایش می یابد.
2. مدیریت پروژه چابک
صنعت نرم افزار کامپیوتر یکی از اولین کسانی بود که از این روش استفاده کرد. مدیریت پروژه چابک بر اساس 12 اصل اصلی مانیفست چابک یک فرآیند تکراری است که بر نظارت مستمر و بهبود قابل تحویل متمرکز است. در هسته آن، محصولات با کیفیت بالا نتیجه ارائه ارزش مشتری، تعاملات تیمی و انطباق با شرایط فعلی تجاری است.
مدیریت پروژه چابک از رویکرد مرحله به مرحله متوالی پیروی نمی کند. در عوض، مراحل پروژه به موازات یکدیگر توسط اعضای مختلف تیم در یک سازمان تکمیل می شود. این رویکرد می‌تواند خطاها را بدون نیاز به راه‌اندازی مجدد کل فرآیند پیدا کند و اصلاح کند.
- آموزش بلاگری
3. مدیریت پروژه ناب
این روش همه چیز در مورد اجتناب از اتلاف زمان و منابع است. اصول این روش از رویه های تولید ژاپنی به دست آمده است. ایده اصلی پشت آنها ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان با منابع کمتر است.
روش ها و انواع مدیریت پروژه بسیار بیشتر از آنچه در اینجا ذکر شده است وجود دارد، اما اینها برخی از رایج ترین آنها هستند. نوع مورد استفاده به ترجیح مدیر پروژه یا شرکتی که پروژه آن مدیریت می شود بستگی دارد.
نمونه ای از مدیریت پروژه
فرض کنید یک مدیر پروژه وظیفه دارد تیمی را برای توسعه محصولات نرم افزاری رهبری کند. آنها با شناسایی محدوده پروژه شروع می کنند. سپس وظایفی را به تیم پروژه محول می کنند که می تواند شامل توسعه دهندگان، مهندسان، نویسندگان فنی و متخصصان تضمین کیفیت باشد. مدیر پروژه یک برنامه زمانی ایجاد می کند و ضرب الاجل تعیین می کند.
اغلب، یک مدیر پروژه از نمایش‌های بصری گردش کار، مانند نمودارهای گانت یا نمودارهای PERT استفاده می‌کند تا تعیین کند که کدام وظایف باید توسط کدام بخش تکمیل شود. آنها بودجه ای را تعیین می کنند که شامل بودجه کافی برای حفظ پروژه در حد بودجه حتی در مواجهه با موارد غیرمنتظره می شود. مدیر پروژه همچنین مطمئن می شود که تیم منابع مورد نیاز برای ساخت، آزمایش و استقرار یک محصول نرم افزاری را در اختیار دارد.
وقتی یک شرکت بزرگ فناوری اطلاعات، مانند سیسکو سیستمز، شرکت‌های کوچک‌تری را تصاحب می‌کند، بخش کلیدی کار مدیر پروژه این است که اعضای تیم پروژه را با پیشینه‌های مختلف ادغام کند و حس هدف گروهی را برای رسیدن به هدف نهایی القا کند. مدیران پروژه ممکن است دانش فنی داشته باشند، اما همچنین وظیفه مهمی دارند که دیدگاه‌های شرکتی سطح بالا را در نظر بگیرند و نتایج ملموس را به موقع و در چارچوب بودجه ارائه دهند.
شغل مدیر پروژه
مدیریت پروژه در قلب اکثر عملیات روزانه قرار دارد. مدیران پروژه مسئول سازماندهی تیم ها، توسعه طرح های تیمی و تسهیل اجرای پروژه برای دستیابی به اهداف شرکت هستند. نقش مدیر پروژه به سازمان و صنعت آن بستگی دارد.
بسیاری از آنها حرفه مدیریتی خود را در یک شرکت مشاوره ای شروع می کنند که آنها را در روش شناسی مدیریت پروژه آموزش می دهد، اگرچه برخی از آنها به عنوان بخشی از یک تیم شروع می کنند و به نردبان شرکت می رسند. مدیران پروژه موفق به جزئیات توجه می کنند، مهارت های ارتباطی و انگیزشی عالی دارند، از همکاری نزدیک با دیگران لذت می برند و سازمان دهی خاصی دارند.
مسئولیت های اصلی یک مدیر پروژه
مسئولیت اصلی مدیر پروژه سازمان است. اگر به یک پروژه مدیر اختصاص داده شود، معمولاً شامل چندین عنصر است که باید در جای خود قرار گیرند. حتی اگر چندین بخش در یک کسب و کار در تکمیل یک پروژه مسئولیت مشترک داشته باشند، مدیر پروژه مسئول اطمینان از عملکرد صحیح هر طرح و همگام سازی با سایرین برای تکمیل پروژه به موقع است. بنابراین، مدیران پروژه باید هر کار را در مسیر خود نگه دارند و پروژه را به عنوان یک کل تجسم کنند تا اطمینان حاصل کنند که به درستی با هم جمع می شوند. ماندن در بودجه و رعایت هر ضرب الاجل دو مسئولیت به همان اندازه مهم مدیر پروژه هستند.
مهارت های یک مدیر پروژه
مدیران پروژه باید مهارت های سازمانی گسترده ای داشته باشند و بتوانند در مهلت های زمانی دقیق عمل کنند. بسیاری از آنها کلاه های متعددی به سر می گذارند و همزمان وظایف مختلفی را بر عهده دارند. در چنین شرایطی، داشتن مهارت های مدیریت زمان گسترده برای مدیران پروژه نیز حیاتی است. توجه شدید به جزئیات یکی دیگر از مهارت‌های ضروری است، زیرا پروژه‌ها اغلب مستلزم طرح‌های پیچیده‌ای هستند که بدون درستی هر جزء نمی‌توانند در جای خود قرار بگیرند. در عین حال، یک مدیر پروژه باید بتواند کل پروژه را تجسم کند تا اطمینان حاصل شود که همه قسمت ها به درستی کنار هم قرار می گیرند. مدیران پروژه نیز باید خلاق باشند زیرا پروژه ها اغلب از مسیر خود خارج می شوند و با موانع روبرو می شوند. خلاقیت به مدیر پروژه این امکان را می‌دهد تا مسیر جدیدی از اقدام را برای غلبه بر چالش‌ها ترسیم کند. مهارت های رهبری در اجرای برنامه های جدید نیز کمک می کند.
- آموزش طراحی سایت
الزامات برای مدیران پروژه
سریعترین مسیر به سمت حرفه مدیریت پروژه، کسب حداقل مدرک کارشناسی در مدیریت است. این زمینه را در زمینه های حیاتی مدیریت و منابع انسانی فراهم می کند و مهارت های ارتباطی حیاتی را تقویت می کند. برخی از الزامات برای این موقعیت متفاوت است و به شرکت و صنعتی که شخص برای آن درخواست می دهد بستگی دارد. به طور فزاینده ای رایج است که شرکت ها برای موقعیت های مدیریت پروژه نیاز به مدرک کارشناسی ارشد داشته باشند، حتی اگر تحصیلات عالی در این زمینه فقط به ارزش یک نامزد برای سازمان می افزاید و حقوق آنها را افزایش می دهد. اکثر مدیران پروژه های آینده نگر در حین دستیابی به مدرک کارشناسی ارشد به دنبال نوعی کارآموزی نیز هستند. تجربه دنیای واقعی به پر کردن شکاف بین مطالعه و تمرین کمک می‌کند و برخی مهارت‌ها را فقط می‌توان از طریق آموزش در حین کار آموخت.
یک پروژه در هر سازمانی، همکاری بین بخش ها برای دستیابی به یک هدف کاملاً مشخص است. فرآیند برنامه ریزی، سازماندهی و مدیریت منابع برای دستیابی به هدف سازمانی را مدیریت پروژه می گویند.
مدیریت پروژه در تولید کالا و خدمات بسیار مهم است. تولید ایده تا تولید نهایی محصول یا خدمات، هر مرحله را می توان به عنوان پروژه های جداگانه طبقه بندی کرد. هر پروژه ای به یک مدیر پروژه نیاز دارد که پروژه را به نتیجه منطقی خود برساند. مدیر پروژه مسئول انتصاب اعضای تیم با سوابق متفاوت اما در تکمیل پروژه است.
ویژگی های پروژه
یک پروژه یک فعالیت عادی روزانه نیست که توسط سازمان انجام می شود، بلکه یک فعالیت خاص و غیر معمول با چارچوب زمانی متفاوت است و بر دوام کسب و کار در دراز مدت تأثیر می گذارد. یک پروژه معمولی دارای ویژگی های زیر است:
- جدول زمانی: یک پروژه دارای یک جدول زمانی مشخص با نقطه شروع و پایان قابل اندازه گیری است.
- منابع: یک پروژه دارای منابع محدود سرمایه و نیروی انسانی است.
- ابزارها: از نوع خاصی از ابزارها و تکنیک ها برای مدیریت پروژه استفاده می شود (نمودار گانت و غیره)
- تیم: مدیریت پروژه مستلزم تیم های متنوعی است که در بخش ها و عملکردها گسترده شوند.
چرخه حیات پروژه
یک پروژه معمولی به مراحل زیر تقسیم می شود. هر مرحله از پروژه اهمیت و تاثیر خاص خود را بر موفقیت کلی پروژه دارد.
- مرحله شروع: در این مرحله از پروژه، بازخورد دریافتی از مشتریان تجزیه و تحلیل می شود و طوفان فکری برای توسعه محصول جدید یا اصلاح محصول موجود برای پاسخگویی به خواسته های جدید انجام می شود.
- فاز تعریف پروژه: در این مرحله از پروژه تلاش می شود تا راه حلی برای مشکل مطرح شده توسط مشتریان تعریف شود.
- امکان سنجی: در این مرحله برنامه ریزی پروژه انجام شده و نقاط عطف مشخصی تعیین می شود.
- اجرای پروژه: در این مرحله کلیه فعالیت ها و نقاط عطف ایجاد شده در مرحله قبلی به موقع و منظم اجرا می شوند. این مرحله حداکثر از همه منابع استفاده می کند.
- نتیجه گیری پروژه: این آخرین مرحله پروژه است. در این مرحله محصول یا خدمات نهایی برای تولید تجاری به تیم عملیات تحویل داده می شود.
فعالیت های مدیریت پروژه
فعالیت های مدیریت پروژه عمدتاً به سه دسته اصلی برنامه ریزی، زمان بندی و کنترل تقسیم می شوند.
- برنامه ریزی: فعالیت های برنامه ریزی شامل تعیین هدف پروژه، برنامه ریزی منابع و غیره است.
- زمان‌بندی: فعالیت‌های زمان‌بندی شامل ایجاد نقاط عطف و دستورالعمل‌های دقیق برای پروژه است. این فعالیت ها معمولاً قبل از شروع واقعی پروژه انجام می شود.
- کنترل: فعالیت های کنترلی شامل توسعه نقاط کنترل بودجه و مالی، اندازه گیری وظایف برنامه ریزی شده انجام می شود.
تکنیک های مدیریت پروژه
چندین تکنیک برای مدیریت پروژه استفاده می شود. برخی از تکنیک ها به شرح زیر است و عمدتاً برای برنامه ریزی پروژه استفاده می شود.
- نمودار گانت: این نمودارها برای به تصویر کشیدن وظایف پروژه در برابر زمان استفاده می شوند. پیشرفت تکالیف پروژه را نظارت می کند و همچنین وابستگی را در صورت وجود بین آن وظایف پروژه برجسته می کند.
- تکنیک های برنامه ریزی شبکه: این تکنیک ها رابطه بین فعالیت های پروژه، مدت زمان پروژه، مسیر بحرانی، محدودیت های فعالیت های غیر بحرانی و استفاده از منابع را نشان می دهد. دو نوع تکنیک برنامه ریزی شبکه، روش مسیر بحرانی (CPM) و تکنیک ارزیابی و بازبینی برنامه (PERT) وجود دارد.