مدیریت زمان: آیا تا به حال احساس می کنید که زمان کافی در روز وجود ندارد؟
همه ما 24 ساعت یکسانی داریم. پس چرا برخی از افراد به نظر می رسد با زمان خود بیشتر از دیگران آورده و سود به دست می آورند؟ پاسخ: مدیریت زمان خوب باعث این کار می شود.
مدیریت زمان فرآیند سازماندهی و برنامه ریزی نحوه تقسیم زمان بین فعالیت های مختلف است. اگر این کار را درست انجام دهید، در نهایت هوشمندانه‌تر کار می‌کنید، نه سخت‌تر، تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید. با استفاده از مواردی که در این مقاله گفته می شود، حتی زمانی که زمان تنگ است و فشارها زیاد است نیز می توانید با یک مدیریت زمان خوب همه چیز را بهبود بخشید.
مدیریت زمان به معنای سازماندهی هوشمندانه زمان است، به طوری که از آن به طور مؤثرتری استفاده کنید.
مزایای مدیریت زمان خوب شامل بهره وری بیشتر، استرس کمتر و فرصت های بیشتر برای انجام کارهای مهم است.
ما سعی می کنیم در این مقاله نکات جالب و کارآمدی برای بهینه سازی مدیریت شما انجام دهیم. آنها می توانند به شما کمک کنند تا سازماندهی بیشتری داشته باشید، اولویت بندی بهتری داشته باشید، وظایف را به طور مناسب برنامه ریزی کنید و سپس آنها را به روشی متمرکز و کارآمد تکمیل کنید.
ما همچنین نحوه استفاده از اهداف روشن را برای هدایت مدیریت زمان خود توضیح داده و به شما کمک می کنیم با انگیزه و منضبط بمانید.
و توصیه هایی در مورد غلبه بر چالش های رایج مدیریت زمان وجود دارد، به طوری که شما همچنان رویکردهای خود را بهبود می بخشید، و از زمان خود به طور کامل استفاده می کنید!
توانایی مدیریت موثر زمانتان مهم است. مدیریت خوب زمان منجر به بهبود کارایی و بهره وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می شود.
کسانی که بهترین و بالاترین دستاوردها را کسب می کنند، زمان خود را به خوبی مدیریت می کنند. با استفاده از نکات و تکنیک های کارآمدی که در این مقاله توضیح داده می شود شما نیز می توانید مدیریت زمان خوبی داشته باشید.
مزایای مدیریت زمان خوب
وقتی بدانید چگونه زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، می توانید مزایای زیادی از مدیریت زمان خود کسب کنید. این شامل:
- بهره وری و کارایی بیشتر
- استرس کمتر
- شهرت حرفه ای بهتر
- افزایش شانس پیشرفت
- فرصت های بیشتری برای دستیابی به اهداف زندگی و شغلی خود
می باشد.
به طور کلی، با مدیریت زمان با اعتماد به نفس بیشتری کار خواهید کرد. ضمن آنکه احساس کنترل بیشتری در کارها خواهید داشت و با احساس شادی بیشتر، آرامش بیشتر و توانایی بهتر فکر کردن، در محل کار، کار خواهید کرد. این موجب بهبود کارایی و کیفیت کارهای شما شده و باعث می شود که بهتر و راحت تر به دیگران کمک کرده یا به اهداف خود برسید.
1. کاهش استرس
ایجاد و پیروی از یک برنامه کاری مبنی بر زمان، اضطراب را کاهش می دهد. همانطور که موارد موجود در لیست کارهای خود را بررسی می کنید، می توانید ببینید که پیشرفت محسوسی دارید. این به شما کمک می‌کند از احساس استرس و نگرانی در مورد انجام کارها جلوگیری کنید.
چون وقتی مدیریت زمان انجام می دهید می توانید به صورت ساده و موثرتر به تمامی کارهایی که می خواهید برسید و بدین ترتیب سطح فشار کاری بر روی شما تقلیل یافته و با خاطر آسوده تری کار خواهید کرد.
2. زمان بیشتر
مدیریت زمان خوب به شما زمان بیشتری می دهد تا در زندگی روزمره خود صرف کنید. افرادی که می توانند زمان را مدیریت کنند به طور موثری از داشتن زمان بیشتری برای صرف سرگرمی ها یا سایر فعالیت های شخصی لذت می برند. به طور کلی کار بیشتر از 40 ساعت در هفته بازدهی را کاهش می دهد. پس می توانید با انجام زمان بندی، زمان بیشتری برای روزمرگی داشته و بازدهی خود را افزایش دهید.
3. فرصت های بیشتر
مدیریت زمان به خوبی منجر به فرصت های بیشتر و اتلاف زمان کمتر برای فعالیت های بی اهمیت می شود. مهارت های خوب مدیریت زمان، یکی از ویژگی های کلیدی است که کارفرمایان به دنبال آن هستند. توانایی اولویت بندی و زمان بندی کار برای هر شرکتی بسیار مطلوب است. بدین ترتیب شانس بیشتری برای دریافت کارهای مورد علاقه خود خواهید داشت.
4. توانایی تحقق اهداف
افرادی که مدیریت زمان را خوب انجام می دهند، بهتر می توانند به اهداف و مقاصدی که هدفگذاری کرده اند دست یابند و این کار را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهند.
یکی از بزرگ ترین معضلاتی که وجود دارد عدم وجود توانایی دستیابی به اهداف است. مدیریت زمان یکی از فاکتورهایی است که بسیار به شما کمک می کند تا به اهداف مهم زندگی کاری و شخصی خود راحت تر و سریع تر برسید.
چقدر زمان خود را به خوبی مدیریت می کنید؟
ابتدا باید به این موضوع بیندیشید که شما در حال حاضر در مدیریت زمان خود به خوبی عمل می کنید؟ چقدر در سازماندهی وقت خود به نحوی مهارت دارید که کارهای مهم را به خوبی انجام دهید؟ آیا می توانید زمان خود را بین فعالیت های مختلف تقسیم بندی کنید؟ و وقتی برای انجام کاری وقت می گذارید، آیا می توانید تمرکز کنید و آن را به پایان برسانید؟
نکته:
مدیریت زمان خوب باعث تغییر تمرکز از فعالیت ها به نتایج می شود. این نکته بسیار مهمی است. شلوغ بودن به معنای موثر بودن نیست. در واقع، برای بسیاری از افراد، هرچه مشغله بیشتری داشته باشند، در واقع نتایج خوب کمتری به دست می آورند.
به عنوان مثال، فرض کنید که شما در طول روز 8 ساعت کار می کنید. اما نتیجه ای که کسب می کنید دلگرم کننده نیست. اما با مدیریت زمان می توانید کمتر کار کرده و به جای اینکه به دنبال تیک زدن وظایف خود باشید، به دنبال وظایفی که دارید باشید. در این صورت است که شما می توانید نهایت بازدهی را داشته باشید.
استفاده از ابزارهای عمومی مدیریت زمان + دانش و تجربه افراد متخصص
ابزارهای زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که هر کدام از آن ها به نوبه خود می توانند موثر واقع شوند. این چنین ابزارهایی راه‌حل‌های عملی برای چالش‌های رایج مدیریت زمان و همچنین راه‌هایی برای تغییر عادت‌های کلیدی برای بهتر شدن ارائه می‌دهند.
یکی از این ابزارهایی که می توانیم به آن اشاره کنیم، ترلو است. برای مثال با چنین ابزاری کار ساده تر شده و شما می دانید که باید چه کارهایی را امروز و راس چه مواقعی به اتمام برسانید.
استفاده از ابزارهای مدیریتی مانند ترلو و هر ابزار دیگری که فکر می کنید در بهبود مدیریت زمان موثر خواهد بود با عث می شود که سازماندهی بیشتری داشته باشیم. اگر یوتیوب را بگردید نکات عملی از افراد بسیار سازماندهی شده و متخصصی که در زمینه بهبود فردی و مدیریت زمان فعالیت دارند مشاهده خواهید کرد. به علاوه ایده هایی برای استفاده از فناوری برای کنترل بیشتر زمان شما وجود دارد.
و از آنجایی که مدیریت زمان خوب بر برنامه ریزی، ثبت و بازتاب فعالیت های شما متکی است، پیشنهاد می کنیم که حتما از دانش و تجربیات قبلی افرادی که آن را انجام داده اند استفاده داشته باشید. ضمن آنکه از ابزارهای مختلف برای بهبود مدیریت فردی استفاده داشته باشید.
اولویت بندی
وقتی شروع به اختصاص زمان به چیزهای درست کنید، می توانید به دستاوردهای بیشتری برسید. اما از کجا می دانید آن چیزها چیست؟
اصل فوری و مهمی که آیزنهاور درباره آن صحبت می کند: راهی برای تمایز بین خواسته ها است، به طوری که آنها را عاقلانه اولویت بندی کنید. پس اولین کاری که باید برای مدیریت زمان انجام دهید آن است که اولویت بندی کنید.
برنامه ریزی
ممکن است بدانید چه کاری باید انجام دهید؛ اما چه زمانی باید آن را انجام دهید؟ پس زمان بندی همه چیز است.
برای مثال، همانطور که در آیا این یک کار صبحگاهی است توضیح دادیم، انجام کارهای سخت در حالی که هنوز احساس شادابی می کنید مفید است و شما می توانید کارایی خود را افزایش دهید، اعتماد مردم را جلب کنید، و از آدرنالین به نفع خود استفاده کنید.
موفق ترین “مدیران زمان” اهداف روشنی برای هدف گذاری دارند. آنها از شیوه هدفگذاری مبنی بر اولویت استفاده می کنند و این کار به آنها این امکان را می دهد که زمان خود را به طور مؤثر به کارهای مختلف اختصاص دهند.
تمرکز
صرف وقت گذاشتن برای پیگیری اولویت هایتان خوب نیست. شما هم باید از آن زمان به خوبی استفاده کنید. ما مجموعه‌ای از مقالات داریم که به انجام این کار اختصاص داده شده‌اند، از جمله توصیه‌هایی برای جلوگیری از حواسپرتی و افزایش تمرکز که لینک آن ها در ادامه آمده است:
- جلوگیری از حواسپرتی
- افزایش تمرکز
همچنین شما می توانید از سایر مقالاتی که موجب سلامتی، موفقیت در جنبه های مختلف کسب و کار و موارد دیگر می شود را در دسته بندی موفقیت سایت برتر آموز مشاهده کنید. به این منظور به لینک زیر مراجعه کنید:
- مجموعه مقالات موثر برای پیشرفت و موفقیت توسط تیم برترآموز
مدیریت زمان در عمل مهم است.
حتی با بهترین نیت‌ها و تاکتیک‌های قدرتمند فراوان، بازگشت به عادت‌های بد مدیریت زمان بسیار آسان است. بنابراین Mind Tools تعدادی منابع را ارائه می دهد که به شما کمک می کند در مسیر خود بمانید.
کارهای زیادی می توان انجام داد تا مدیریت زمان را به بهترین نحو ممکن انجام داد که در ادامه به برخی از آن ها اشاره خواهیم داشت.
- افزایش قدرت اراده و خودکنترلی
- جلوگیری از اهمال کاری
- خودانضباطی
- استفاده از زمان های مرده
و مواردی مانند این.
نکاتی برای بهینه سازی و پیشرفت در مدیریت زمان
پس از بررسی مزایای مدیریت زمان، بیایید به چند روش برای مدیریت موثر زمان نگاه کنیم
1. اهداف خود را به درستی تعیین کنید
اهدافی را تعیین کنید که قابل دستیابی و اندازه گیری باشند. هدفمندی درست شامل اهدافی خاص ، قابل سنجش ، قابل دستیابی ، مرتبط و به موقع هستند.
2. عاقلانه اولویت بندی کنید
وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید. به عنوان مثال، به وظایف روزانه خود نگاه کنید و تعیین کنید که عبارتند از:
- مهم و فوری: این کارها را فورا انجام دهید.
- مهم اما فوری نیست: تصمیم بگیرید که چه زمانی این وظایف را انجام دهید.
- فوری اما مهم نیست: در صورت امکان این وظایف را محول کنید.
- فوری و مهم نیست: این موارد را کنار بگذارید تا بعداً انجام دهید.
3. یک محدودیت زمانی برای تکمیل یک کار تعیین کنید
تعیین محدودیت های زمانی برای تکمیل کارها به شما کمک می کند تمرکز و کارایی بیشتری داشته باشید. تلاش اضافی کوچک برای تصمیم گیری در مورد زمان لازم برای هر کار نیز می تواند به شما کمک کند تا مشکلات احتمالی را قبل از بروز آنها تشخیص دهید. به این ترتیب می توانید برای مقابله با آنها برنامه ریزی کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید برای یک جلسه باید پنج کار را به موقع انجام دهید. با این حال، متوجه می‌شوید که فقط می‌توانید چهار مورد از آنها را در زمان باقی‌مانده قبل از روز کاری انجام داده اید. اگر از قبل از این واقعیت آگاه شده باشید، ممکن است بتوانید به راحتی انجام یکی از وظایف را به شخص دیگری واگذار کنید. با این حال، اگر از قبل به خود زحمت نداده بودید که وظایف خود را بررسی کنید، ممکن بود تا یک ساعت قبل از جلسه متوجه مشکل زمانی خود نشده باشید. در آن مرحله، یافتن کسی که یکی از بررسی‌ها را به او محول می‌کند، بسیار دشوارتر است، و همچنین برای آنها سخت‌تر است که این کار را با روز خود تطبیق دهند.
4. بین کارها استراحت کنید
هنگامی که بسیاری از کارها را بدون استراحت انجام می دهید، حفظ تمرکز و انگیزه سخت تر است. بین کارها کمی استراحت کنید تا سرتان را پاک کرده و سرحال شوید. چرت کوتاهی، پیاده روی کوتاه یا مدیتیشن را در نظر بگیرید.
در مقاله های آموزش مدیتیشن و مزایای مدیتیشن در مورد آن صحبت کرده ایم.
- مدیتیشن چیست؟ آموزش مدیتیشن
- 15 مورد از مزایای فوق العاده مدیتیشن
5. خود را سازماندهی کنید
از تقویم خود برای مدیریت طولانی مدت زمان بیشتر استفاده کنید. ضرب‌الاجل‌های پروژه‌ها یا کارهایی که بخشی از تکمیل کل پروژه هستند را بنویسید. به این فکر کنید که چه روزهایی ممکن است برای اختصاص دادن به کارهای خاص بهتر باشد. برای مثال، ممکن است لازم باشد در روزی که می‌دانید مدیر مالی شرکت در دسترس است، جلسه‌ای برای بحث در مورد جریان نقدی برنامه‌ریزی کنید.
6. وظایف و فعالیت های غیر ضروری را حذف کنید
حذف فعالیت ها یا وظایف اضافی بسیار مهم است. تعیین کنید چه چیزی مهم است و چه چیزی سزاوار وقت شماست. حذف کارها، فعالیت های غیر ضروری، زمان بیشتری را برای صرف چیزهای واقعاً مهم آزاد می ند.
7. از قبل برنامه ریزی کنید
مطمئن شوید که هر روز را با یک ایده روشن از آنچه که باید انجام دهید شروع می کنید، آنچه باید در آن روز انجام شود. در نظر بگیرید که این عادت را در پایان هر روز کاری، ادامه دهید و لیست «کارها» خود را برای روز کاری بعدی بنویسید. به این ترتیب می توانید صبح روز بعد کارهای بیشتری را انجام دهید.
پیامدهای مدیریت ضعیف زمان چه مواردی هستند؟
بیایید عواقب مدیریت ضعیف زمان را نیز در نظر بگیریم.
1. گردش کار ضعیف
ناتوانی در برنامه ریزی از قبل و پایبندی به اهداف به معنای بهره وری ضعیف است. به عنوان مثال، اگر چندین کار مهم برای تکمیل وجود داشته باشد، یک برنامه موثر این است که وظایف مرتبط را با هم یا به صورت متوالی تکمیل کنید. با این حال، اگر از قبل برنامه‌ریزی نکنید، ممکن است مجبور شوید در انجام کارتان به عقب و جلو بپرید، یا به عقب برگردید. که منجر به کاهش کارایی و بهره وری پایین تر می شود.
2. وقت تلف شده
مدیریت ضعیف زمان منجر به اتلاف زمان می شود. به عنوان مثال، با صحبت با دوستان در شبکه های اجتماعی در حین انجام یک تکلیف، حواس خود را پرت می کنید و زمان را تلف می کنید.
3. از دست دادن کنترل
با ندانستن وظیفه بعدی، از دست دادن کنترل زندگی خود رنج می برید. که می تواند به سطوح بالاتر استرس و اضطراب دامن بزند.
4. کیفیت پایین کار
مدیریت ضعیف زمان معمولاً کیفیت کار شما را تحت تأثیر قرار می دهد. به عنوان مثال، عجله برای انجام وظایف در آخرین لحظه معمولاً کیفیت را به خطر می اندازد.
5. به شهرت و اعتباری که می خواهید نمی رسید.
اگر مشتریان یا کارفرمای شما نتوانند برای انجام به موقع وظایف به شما تکیه کنند، انتظارات و تصورات آنها از شما تحت تاثیر قرار می گیرد. اگر مشتری نتواند برای انجام کاری به موقع به شما تکیه کند، احتمالاً تجارت خود را به جای دیگری خواهد برد.
نتیجه گیری و پایان
در این مقاله در مورد تکنیک های ساده مدیریت زمان با یکدیگر صحبت کردیم. مدیریت زمان باعث افزایش بازدهی شما می شود. اگر تاکنون در زمینه مدیریت زمان، تمرکز و موارد اینچنینی به مشکل برخورده اید، پیشنهاد می کنیم که ضمن همراهی ما در بخش کامنت ها، به لینک های زیر مراجعه کنید.
- افزایش تمرکز
- افزایش قدرت اراده
- نحوه تمرکز
- افزایش عملکرد
- افزایش بهره وری
- جلوگیری از حواسپرتی
