افزایش عملکرد – یکی از مهم ترین دغدغه های هر فرد آن است که به هنگام انجام امور روزمره بهترین عملکرد را داشته باشد. افزایش عملکرد موجب بهبود بازدهی فردی و کسب و کار می شود. در این مقاله قصد داریم در مور نکاتی صحبت کنیم که عملکرد کاری شما را بهبود می بخشد و بدین ترتیب می توانید کارهای مفید بیشتری را در طول روز انجام دهید.
3 روش کارآمد برای افزایش عملکرد کاری
1. باید عوامل حواس پرتی را محدود کنید.
با توجه به گزارشی که از بخش تحقیقات دانشگاه آنلاین یودمی در سال 2018 منتشر شد، یک نکته مهم کشف شد. گزارش حواس پرتی در محل کار می گفت که:
اکثر کارکنان (84 درصد) تخمین می زنند که قادرند پس از حدود نیم ساعت پس از حواس پرتی اولیه، کاملاً دوباره تمرکز کنند.
تأثیر حواس پرتی در محل کار بر اساس گزارش بخش تحقیقات Udemy عبارتند از:
- 54 درصد آنطور که باید عملکرد خوبی ندارند.
- 50 درصد می گویند که به طور قابل توجهی بهره وری کمتری دارند.
- 20٪ قادر به دستیابی به پتانسیل کامل نیستند، در حرفه پیشرفت می کنند.
این آمارها از نظر عملکرد بسیار بد به نظر می رسند، البته جای کمی برای تعجب وجود دارد، زیرا با دسترسی به اینترنت و اعلان هایی که از اپلیکشن های مختلف، دوستان و خانواده در تمام ساعات شبانه روز به تلفن های ما می رسند، به راحتی می توان حواس خود را پرت کرد و کار را به طور موقت به تعویق انداخت.
اگرچه این مشکلی نیست، اما اگر به دلیل استرس اضافی که به علت تعویق کارها ممکن است اتفاق بیفتد، امکان دارد دلیلی برای کاهش نرخ عملکرد باشد.
بنابراین، برای دستیابی به نتایج عالی مرتبط با کار و متمرکز نگه داشتن خود در طول ساعات کاری، باید درک کنید که حواس‌پرتی‌های مزاحم از کجا می‌آیند و قرار گرفتن در معرض آنها را محدود کنید.
افزایش عملکرد – نکات قابل اجرا:
- گوشی هوشمند خود را خاموش کنید یا آن را روی حالت بدون مزاحم قرار دهید. اگر غیرفعال کردن کامل تلفن برایتان سخت است، باید فواصل کاری و استراحت را تنظیم کنید. به عنوان مثال، برای هر یک ساعت کار، 10 دقیقه استراحت و کار با گوشی خود دریافت می کنید. این به نوعی کار برای پاداش است. در نهایت، طی چند هفته، می توانید سعی کنید زمان کار را افزایش دهید و در عین حال زمان صرف شده روی تلفن خود را به حداقل برسانید.
- در یک مکان ساکت کار کنید یا از هدفون استفاده کنید تا حواس پرتی را از اطراف دفتر یا اتاق محل کارتان را به حداقل برسانید.
- به خودتان جوایز تصادفی بدهید. به این ترتیب، شما می خواهید کار را تکمیل کنید که ذهن شما را از تمایل به منحرف کردن حواس خود از کار دور می کند. بدین معنا که به خود قول بدهید در صورت 2 ساعت کار کردن، اجازه دارید که گیم های مختلف را انجام دهید.
- اگر به دلیل کووید-19 از خانه کار می کنید، باید فضایی را در خانه به خود اختصاص دهید (ترجیحاً یک اتاق اضافی) و آن را به دفتر خود تبدیل کنید.به این ترتیب، حواس پرتی کودکان یا موارد دیگر را به حداقل می رسانید تا بتوانید تمرکز بیشتری روی کار خود داشته باشید.
2. وظایف خود را به نقاط عطف تقسیم کنید.
هنگام کار بر روی یک پروژه بزرگ، بهترین کاری که می توانید انجام دهید تا مطمئن شوید که از برنامه عقب نمی مانید و در سطح بالایی انجام می دهید این است که وظایف خود را به نقاط عطف کوچک و به راحتی قابل دستیابی با چارچوب های زمانی مناسب تقسیم کنید.
به این ترتیب، دقیقاً می‌دانید چه کاری باید انجام شود و چه تاریخی باید انجام شود تا پروژه کلی در مهلت تعیین شده جمع‌آوری شود.
افزایش عملکرد – نکات قابل اجرا:
- حجم کاری خود را به نقاط عطفی تبدیل کنید که به راحتی قابل مدیریت باشند.
- برای دستیابی به یک نتیجه کلی عالی، زمان کافی را برای هر نقطه عطف اختصاص دهید.
پ.ن: نقطه عطف به معنای نقطه ای است که یک کار به اتمام می رسد و وضعیت جدیدی وارد می شویم.
3. چندوظیفه ای را متوقف کنید، بهتر است وظایف خود را اولویت بندی کنید.
انجام چند کار در محل کار غیر معمول نیست. به عنوان مثال، اگر در یک آژانس تبلیغاتی پرمشغله کار می کنید، زمان های زیادی رخ می دهد که هم با مشتریان بالقوه ارتباط برقرار کنید، با پیمانکاران مختلف صحبت کنید، کارهای فریلنسرها را کنترل و بررسی کنید و در عین حال کار واقعی و اصلی خود را انجام دهید.
در حالی که ممکن است فکر کنید با این روش واقعاً کار بیشتری انجام می دهید، حرکتی که انجام می دهید واقعاً نه تنها بر سطح خروجی کار واقعی شما بلکه بر کیفیت کار شما نیز تأثیر می گذارد.
با توجه به گزارشات مقاله ” کنترل اجرایی فرآیندهای شناختی در تغییر وظایف ” می توان گفت که: چندوظیفه ای می تواند منجر به کاهش 40 درصدی بهره وری شود.
افزایش عملکرد – نکات قابل اجرا:
- به جای چندوظیفگی 3 پروژه مختلف در یک زمان، آنها را اولویت بندی کنید و روی هر یک به صورت جداگانه کار کنید. به این ترتیب، نه تنها کار با کیفیت بهتری ارائه خواهید کرد زیرا تمرکز شما بر روی یک موضوع اصلی واحد باقی می ماند، بلکه می توانید حتی کار خود را بسیار سریعتر و موثرتر انجام دهید.
- به سادگی هر کاری را که ممکن است حواس شما را از شغل واقعی تان منحرف کند رد کنید یا با مدیر یا رئیس خود ارتباط برقرار کنید که نمی توانید به طور موثر چند کار را انجام دهید.
11 کار دیگر برای بهبود عملکرد
4. مدیریت زمان خود را بهبود بخشید.
هنگام شروع کار بر روی یک پروژه جدید، اختصاص درست زمان شما به کارهای مختلف همه چیز است.
از آنجایی که شما فقط به طور متوسط 40 ساعت در هفته کار می کنید، زمان زیادی برای هدر دادن در یک پروژه ندارید زیرا همه آنها ضرب الاجل هایی دارند که باید رعایت شود. در غیر اینصورت موجب به وجود آمدن مشکلاتی مانند تلنبار شدن کارها، ایجاد استرس و کاهش عملکرد می شوند.
بنابراین، اگر عملکرد کاری شما چیزی نیست که بتوانید به آن افتخار کنید، اگر روی مدیریت زمان خود کار کنید، شاهد بهبود چشمگیر بهره وری در کار خواهید بود.
افزایش عملکرد – نکات قابل اجرا:
- زمان خود را از قبل برنامه ریزی کنید. به این ترتیب، قبل از شروع کار بر روی هر پروژه، زمان بیشتری برای مدیریت مناسب زمان خود برای هر پروژه خواهید داشت.
- از حواس پرتی‌های تصادفی غیرضروری که وقت شما را از دست می دهند مانند صحبت‌های کوچک با همکاران و استفاده مداوم از پلتفرم های شبکه های اجتماعی اجتناب کنید.
5. سعی کنید ابتدا کارهای مهم را انجام دهید.
به عنوان یک کارمند، فریلنسر و مواردی مانند این، معمولاً طیف وسیعی از وظایف به شما اختصاص داده می شود که باید تا یک مهلت خاص آن ها را انجام دهید.
غیرمعمول نیست که شما وظایف بیشتری از توان خود داشته باشید و بنابراین، بهترین راه برای اطمینان از حفظ عملکرد خود در محل کار این است که وظایف خود را به ترتیب اولویت بندی کنید.
افزایش عملکرد – نکات قابل اجرا:
- مهلت اجرای پروژه ها چقدر است؟ اگر یک پروژه در 1 هفته و یک پروژه 2 ماهه دارید، تمام تمرکز خود را روی پروژه ای بگذارید که در یک هفته به سر می رسد. بدین ترتیب عملکرد کاری شما در سطح مطلوبی قرار می گیرد و به راحتی سررسیدهای تعیین شده را رعایت خواهید کرد.
- اگر زمان عاملی برای تعیین اولویت نیست، به این فکر کنید که اگر به زودی تکمیل نشود، کدامیک بیشترین تأثیر منفی را بر شما/کسب و کار خواهد داشت. اون یکی رو انجام بده 🙂
6. اهداف روشنی را برای خود تعیین کنید.
هر کس می خواهد هر چه سریعتر در کار خود پیشرفت کند، اما متأسفانه، بدون آنکه برای خود هدف تعیین کنید، این چیزی نیست که بتوانید به آن برسید.
هنگام تعیین اهداف برای پروژه هایی که در شرف شروع هستند، خود را تحت فشار قرار ندهید، زیرا آخرین کاری که انجام خواهید داد این است که در نیمه راه فرسوده می شوید. بدین معنا که خسته و زده از همه چیز شده و نمی توانید به درستی کار کنید.
در عوض، باید نقاط قوت و ضعف و همچنین ظرفیت کاری و محدودیت‌های خود را در نظر بگیرید و اهدافی را تعیین کنید که واقعاً می‌توان به آنها دست یافت.
تعجب خواهید کرد که اهداف واضح و قابل دستیابی چقدر بر سطح بهره وری شما تأثیر می گذارد.
نکات قابل اجرا:
- هدف اصلی را طرح ریزی کنید و پس از آن، هدف اصلی را برای هر مرحله از پروژه به اهداف کوچکتر تقسیم کنید.
- اهداف خود را با اهداف تجاری هماهنگ کنید.
- اهداف خود را به طور منظم مرور کنید.
- اهدافی را با چارچوب های زمانی قابل دستیابی تعیین کنید.
7. مهارت های ارتباطی خود را بهبود بخشید.
اگر روی یک پروژه بزرگ با تعدادی از همکاران خود کار می کنید، ارتباط برای عملکرد کلی تیم ضروری خواهد بود. بنابراین، اطمینان از این که با آنها از خوب تا بد ارتباط برقرار می کنید، کلیدی برای انجام موفقیت آمیز کار خواهد بود.
نکات قابل اجرا:
- مهارت های ارتباطی خود را توسعه دهید، به خصوص اگر نقش شما مستلزم تماس مداوم با مشتریان و سهامداران باشد.
- ایده هایی را در مورد چگونگی بهبود مهارت های ارتباطی خود کشف کنید.
- آیا با بخش خاصی از پروژه مشکل دارید؟ وقت خود را برای کشف آن مشکل تلف نکنید، بهتر است از متخصصان آن حوزه که درباره آن ها شناخت دارید، کمک بخواهید!
- نگران این هستید که مشکلی پیش بیاید که می تواند پروژه را تحت تأثیر قرار دهد؟ نگرانی خود را با اعضای تیم خود در میان بگذارید تا قبل از بدتر شدن موضوع رسیدگی شود.
8. سعی نکنید کار خود را انجام دهید، تفویض اختیار کنید.
منظور از تفویض اختیار، واگذاری کارها است. تا زمانی که در صنعت خود استاد همه مشاغل نباشید، تقریباً هرگز نباید روی یک پروژه به تنهایی کار کنید. چرا؟ زیرا جز اینکه فوق العاده ساده و سرراست نباشد، ممکن است به مجموعه ای از تخصص های متفاوت نیاز داشته باشد که ممکن است شما آنقدرها در آن مهارت نداشته باشید.
به عنوان مثال یک وب سایت را در نظر بگیرید، برای اینکه یک وب سایت کاملاً کاربردی آماده باشد، به توسعه دهندگان بک اند و فرانت اند، طراحان UI و UX، تبلیغ نویسان، مدیر SEO، بازاریابی اینترنتی، کارشناس تولید محتوا و غیره نیاز دارید.
نکات قابل اجرا:
- هر کار تخصصی را به یک همکار که تمام وقت در زمینه خاص تمرکز دارد، اختصاص دهید.
- اگر در زمینه ای تلاش می کنید که به طور کامل در آن تخصص ندارید، از یک همکار متخصص نظر بخواهید.
9. از ابزارهای مناسب استفاده کنید.
اگر در صنعت هایی مربوط به فروش محصول یا خدمات فعالیت می کنید، یکی از دلایل کلیدی کاهش عملکرد صرفاً می تواند به دلیل عدم دانش شما در مورد ابزارها و منابعی باشد که با آنها کار می کنید.
معمولاً قبل از اینکه به نیروی کار بپیوندید، کارفرمای شما قبلاً چند ابزار را آزمایش کرده و بهترین ها را برای شما فراهم کرده است. بنابراین، برای بهره وری بیشتر در محل کار، باید بر ابزارهایی تسلط داشته باشید که به شما کمک می کند عملکرد خود را در محل کار افزایش دهید.
نکات قابل اجرا:
- از ابزارهایی استفاده کنید که بیشترین حس را برای شما دارند. با استفاده از ابزارهایی که قبلاً ترجیح می دهید، به شما این امکان را می دهد که بیشتر روی کار تمرکز کنید که منجر به افزایش سطح بهره وری در کار می شود.
- پیاده سازی و استفاده از ابزارهای جدید خیلی ایده مناسبی است. چه کسی می‌داند، ممکن است نرم‌افزاری را بیابید که خیلی بیشتر دوست دارید و به شما کمک می‌کند تا کارتان را به سطح جدیدی برسانید.
10. به خودتان زمان بدهید.
سلامت روان یک مشکل واقعی است، و گاهی اوقات، پس از مدت زمان طولانی، ممکن است از کار خود خسته شوید یا احساس بی انگیزگی کنید.
خوشبختانه، شما نیازی به کار روزانه 8 ساعته ندارید و در طول ساعات کاری خود زمان زیادی را برای استراحت و شارژ مجدد دارید.
همچنین، طبق تحقیقات انجام شده در دانشگاه ایلینویز در ایالات متحده امریکا، استراحت های کوتاه تمرکز و بهره وری شما را افزایش می دهد.
شما می توانید این کار را به سادگی با نوشیدن قهوه و تماشای برنامه مورد علاقه خود در نتفلیکس به مدت 10 تا 15 دقیقه انجام دهید، یا در صورت عملی، می توانید حتی کمی یوگا انجام دهید یا یک استراحت ورزشی داشته باشید. اکنون، اگر واقعاً شروع به احساس فرسودگی کرده اید، باید یک روز مرخصی یا حتی یک مرخصی طولانی تر بگیرید.
نکات قابل اجرا:
- اگر احساس می کنید نمی توانید تمرکز کنید یا کار با کیفیت انجام نمی دهید، یک استراحت کوتاه همراه با نوشیدن چای یا قهوه می تواند تأثیر زیادی بر عملکرد شما در محل کار داشته باشد.
- ورزش‌های روزانه یا دو روزه نیز می‌توانند تا حد زیادی به تغییر تمرکز شما از کار کمک کنند. ورزش‌های ساده مانند کشش، یوگا یا حتی پیاده‌روی می‌تواند به شما کمک زیادی کند.
- در مواردی که استراحت کوتاه دیگر موثر نیست، باید یک روز را مرخصی بگیرید یا حتی یک تعطیلات در نظر بگیرید و چند روز به ذهن خود استراحت دهید.
11. حتما به تمیزی میز و دفتر کار خود اهمیت دهید.
ثابت شده است که یک محیط نامرتب می تواند عملکرد شما را کاهش دهد.
اگر صدها سند در همه جا روی میز خود دارید، پیدا کردن آنچه نیاز دارید در زمان فرا رسیدن زمان می تواند فرآیند بسیار وقت گیر باشد.
بنابراین، مطمئن شوید که میز خود را همیشه تمیز و منظم نگه دارید تا از چنین کابوس های اتلاف وقت جلوگیری کنید.
نکات قابل اجرا:
- اگر متوجه شدید که میزتان کمی به هم ریخته است، آن را نادیده نگیرید و فوراً آن را مرتب کنید. خود شما در آینده ای نزدیک از خودتان تشکر خواهید کرد.
- علاوه بر فضای کاری شما، سازماندهی فایل های دسکتاپ و لپ تاپ در پوشه های مختلف برای بهره وری بهینه ضروری است.
12. سالم بمانید.
هیچ کس نمی تواند در محل کار خود در زمان ناخوشی مثمر ثمر باشد، بنابراین، مهم است که مراقب سلامتی خود باشید.
پس از یک روز طولانی در محل کار، طبیعی است که احساس خستگی کنید و انگیزه کمی برای رفتن به باشگاه یا انجام یک ورزش در شما باقی می گذارد. با این حال، لازم نیست هر روز به باشگاه بروید. تنها کاری که می توانید انجام دهید این است که پیاده روی یا دوچرخه سواری به محل کار خود بروید، مصرف تنقلات غیرضروری خود را در طول روز محدود کنید و به گزینه های سالم تری پایبند باشید.
سپس، خلق و خوی شما بهتر می شود، تمرکز شما واضح تر می شود و عملکرد شما در محل کار نیز افزایش می یابد.
نکات قابل اجرا:
- در صورت عملی بودن پیاده روی یا دوچرخه سواری به محل کار بروید.
- در طول روز حدود 1 لیتر آب تمیز بنوشید.
- سعی کنید غذای سالم بخورید.
- عادات خواب خود را با رفتن به رختخواب قبل از ساعت 10 شب بهبود بخشید. این به شما کمک می کند تا یک خواب 8 ساعته مفید داشته باشید.
- چند ورزش انجام دهید: باشگاه، دوچرخه سواری، دویدن، یوگا و غیره. اگر در طول روز در محل کار خود استراحت های طولانی تری دارید، می توانید برای یک ورزش سریع به باشگاه ورزشی محلی خود مراجعه کنید. تعجب خواهید کرد که چقدر تمرین بازنشانی ذهنی در ذهن شما نقش بسته است.
13. وظایف را ناتمام رها نکنید.
چه به این دلیل که یک پروژه جدید و هیجان انگیزتر از راه رسید یا پروژه فعلی خیلی کسل کننده است، همه ما یک کار را ناتمام گذاشته ایم و به سرعت بدون توجه به پروژه قدیمی در دست انجام، وارد پروژه جدید شده ایم.
با این حال، این کار یک زنجیره از مشکلات را ایجاد می کند که می تواند منجر به تاخیر شود که اساساً به افزایش عملکرد شما آسیب می رساند. بنابراین، هرگز یک کار را بدون توجه به شرایط جدید ناتمام رها نکنید تا از هر گونه مسائل مربوط به عملکرد که سطح بهره وری در دفتر را مختل می کند، دوری کنید.
نکات قابل اجرا:
- در صورت نیاز زمان بیشتری را به پروژه اختصاص دهید تا قبل از اینکه تمرکز خود را از آن دور کنید، آن را به پایان برسانید.
این کار باعث صرفه جویی در زمان شما می شود، زیرا نیازی به آشنایی با جایی که کار را ترک کرده اید، ندارید، زمانی که به ناچار برای تکمیل آن بعداً بازمی گردید. - اگر محدودیت زمانی دلیل ناتمام ماندن وظایف است، مطمئن شوید که زمان زیادی برای چنین شرایطی اختصاص داده شده است.
- برای آینده، حجم کاری را در نقاط عطف کوچکتر و دست یافتنی بهتر سازماندهی کنید.
14. یک یادگیرنده همیشگی شوید.
یادگیرنده مادام العمر به شرایطی می گویند که شما به دنبال یادگیری هایی به جز موارد آکادمیک، تحصیلات دانشگاهی و رسمی باشید.
دنیای اطراف ما همیشه در حال تغییر است، و همچنین شرایط لازم برای عملکرد خوب در محل کار مانند قبل نیست. چیزی که دیروز جواب داده و شما را در رشته خود متخصص کرد، لزوماً فردا کار نخواهد کرد.
بنابراین، اگر می‌خواهید در حوزه کاری خود پیشرو بمانید، یادگیری به صورت مادم العمر باید بخشی از زندگی روزمره شما شود. چگونه؟ با خواندن کتاب، تماشای فیلم و گوش دادن به پادکست ها و اطلاعات مرتبط در زمینه کاری خود.
این موجب می شود که شما یک فرد حرفه ای تر، باسوادتر و بروزتر شوید.
نکات قابل اجرا:
- کارشناسانی را در حوزه کاری خود پیدا کنید که آنها را تحسین می کنید و محتوایی را که آنها در شبکه های اجتماعی یا وب سایت وبلاگ نویسی خود تولید می کنند بخوانید.
- کتاب های مرتبط با کار و عملکرد را که توسط متخصصان این حوزه نوشته شده است بخوانید.
- پادکست گوش کنید.
- در کانال های YouTube مرتبط با علایق خود عضو شده یا در پیج های اینستاگرامی آموزشی و پلتفرم های دیگر آموزشی عضو شوید و محتواهای تازه مربوط به حوزه کاری خود را مشاهده نمایید.
- در دوره های آموزشی ثبت نام کنید.