محفوظ نگه داشتن اطلاعات شخصی مشتری چیست؟

100ها نکته آموزشی رایگان در اینستاگرام نیوسئو

محفوظ نگه داشتن اطلاعات شخصی مشتری یک امر بسیار مهم در هر کسب و کاری است که باید توجه ویژه ای به آن شود و اقدامات لازم جهت تحقق آن صورت بگیرد. حتی می توان گفت در بسیاری از مواقع آینده مشاغل به حفظ اطلاعات شخصی مشتری بستگی دارد. جرایم سایبری به یک تجارت بزرگ بدل شده‌اند؛ تحقیقات نشان می‌دهد که مجرمان سایبری سالانه حدود 1.5 تریلیون دلار درآمد کسب می‌کنند که برابر با تولید ناخالص داخلی کشور روسیه است.

مجرمان سایبری درآمد خود را از طریق اطلاعات حفاظت شده در بستر اینترنت به دست می‌آورند. آن ها سیستم‌ها را هک کرده و اطلاعات را سرقت می‌کنند سپس آن‌ ها را می‌فروشند یا حتی گاهی ممکن است از این اطلاعات جهت باجگیری و موارد مشابه، سوء‌استفاده کنند.

با توجه به اینکه جرایم سایبری رو به افزایش هستند، محفوظ نگه داشتن اطلاعات مشتری از اهمیت بیشتری برخوردار شده است. به عنوان یک بازاریاب اینترنتی، یکی از وظایف مهم شما، حفظ اطلاعات شخصی مشتری است.

بازاریابان کنترل بیشتری بر محفوظ نگه داشتن اطلاعات مشتری نسبت به آنچه که فکر می کنند دارند. حتی موارد پیش پا افتاده‌ای مانند آدرس یک ایمیل، بخشی از اطلاعات شخصی مشتری هستند که باید محافظت شوند. تقریباً هر داده‌ای که از مشتریان خود جمع‌آوری و ذخیره می‌کنید، ممکن است برای یک مجرم سایبری ارزشمند باشد. به همین دلیل باید در محفوظ نگه داشتن اطلاعات شخصی مشتری احتیاط لازم را داشته باشید.

اهمیت محفوظ نگه داشتن اطلاعات شخصی مشتری

در صورت عدم حفظ اطلاعات شخصی مشتری، در برابر هکر ها آسیب‌پذیر خواهید بود که این موضوع می‌تواند منجر به از دست دادن اعتماد مصرف‌کننده و مشتریان، جریمه‌ های قانونی، شکایت‌ها و موارد دیگر شود. به همین دلیل است که می گوییم در بسیاری از موارد بقا کسب و کار ها به موفقیت یا عدم موفقیت آن ها در حفظ اطلاعات مشتری بستگی دارد.

مراحل محفوظ نگه داشتن اطلاعات شخصی مشتری

1. فقط اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید

اگر تمرکز خود را بر جمع‌آوری اطلاعات لازم و کافی بگذارید و از گرفتن اطلاعات اضافی از مشتری بپرهیزید، 4 مزیت بزرگ برای شما خواهد داشت:

مدیریت داده های مشتری بسیار آسان تر خواهد شد.
نیاز به منابع ذخیره اطلاعاتی وسیع نخواهید داشت.
اعتماد مشتریان نسبت به شما به طور قابل توجهی افزایش پیدا خواهد کرد.
اطلاعات امنیتی کاربران و با ارزش برای هکر ها کاهش می یابد.

کاهش اطلاعات امنیتی کاربران و داده هایی که برای هکر ها با ارزش هستند، می تواند به شما در محفوظ نگه داشتن اطلاعات شخصی مشتری کمک کند؛ زیرا اگر تنها چیزی که یک هکر می تواند از اطلاعات مشتریان شما به دست آورد فقط یک آدرس ایمیل باشد، احتمال این که برای هک سیستم شما تلاش کند بسیار کم است.

اما اگر مواردی مانند نام، شماره تلفن، اطلاعات مربوط به مکان زندگی، درآمد و … را جمع‌آوری کنید، داده‌های شما ارزشمندتر می‌شوند. هرچه تعداد اطلاعاتی که شرکت شما جمع‌آوری می‌کند بیشتر باشد، احتمالاً برای افراد خارج از سازمان شما ارزشمندتر است و این موضوع سبب می شود هکر ها برای هک سیستم شما انگیزه بیشتری داشته باشند.

همچنین همانطور که گفته شد، اگر فقط اطلاعات ضروری مشتریان را جمع‌آوری کنید، اعتماد آن ها را نیز افزایش خواهید داد. اگر اطلاعاتی را جمع‌آوری کنید که از نظر مصرف‌کننده ضروری به نظر نرسد، ممکن است آن ها کمتر به شرکت و کسب و کار شما اعتماد کنند.

هنگامی که مشتریان در سایت شما فرمی با تعداد زیادی از فیلد های غیر ضروری مشاهده کنند، از خود خواهند پرسید واقعا چرا باید این شرکت این میزان اطلاعات شخصی از من داشته باشد و همین موضوع ممکن است موجب شود که او به شرکت شما اعتماد نکرده و سایت شرکت رقیب شما را که اطلاعات شخصی کمتری از او می گیرد انتخاب کند.

برای این که بدانید واقعا چه اطلاعاتی از مشتریان برای شما ضروری است، به صورت دوره‌ای هر یک از اطلاعاتی که جمع‌آوری می کنید را بررسی کرده و از خود بپرسید اگر این مورد را نداشتیم، آیا در روند عملکرد ما خللی ایجاد می شد یا خیر؟ این کاری است که باید حداقل یک بار در سال انجام شود، در غیر این صورت به مرور زمان میزان زیادی از اطلاعات غیر ضروری را جمع‌آوری خواهید کرد. ممیزی اطلاعات مشتری، یک گام ضروری برای اطمینان از محفوظ نگه داشتن اطلاعات شخصی مشتری در شرکت شما است.

2. ایجاد محدودیت برای دسترسی به اطلاعات

همه اعضای تیم بازاریابی شما نیازی به دسترسی به تمام اطلاعاتی که از مشتری جمع آوری می کنید ندارند، بنابراین به هر فرد در شرکت خود تنها به میزانی که نیاز دارد دسترسی به اطلاعات مشتریان را بدهید. برای مثال از خود بپرسید آیا نویسندگان وب سایت شما، به همان میزان دسترسی که برای بازاریابان نیاز است، نیاز دارند؟ با موارد این چنینی می توانید سطوح دسترسی به اطلاعات مشتریان را برای هر بخش از شرکت مشخص کنید.

محدود کردن دسترسی به اطلاعات مشتریان به این معنی است که نقاط آسیب پذیر کمتری در سازمان خود خواهید داشت و این امر به شما در محفوظ نگه داشتن اطلاعات مشتری کمک خواهد کرد.

داشتن کارمندان کمتری که به اطلاعات مشتریان شما دسترسی دارند، خطر سوء استفاده از آن اطلاعات را کاهش می دهد. به عنوان مثال، فرض کنید باید یک کارمند را اخراج کنید، اما او به ابزارهای زیادی که مربوط به اطلاعات مشتری هستند دسترسی دارد، حتی ممکن است دسترسی او را از ده ابزار قطع کنید، اما اگر یک مورد را فراموش کنید، او در خانه و با کامپیوتر شخصی خود به آن ابزار دسترسی پیدا خواهد کرد زیرا اطلاعات در فضای ابری ذخیره می شوند.

اکنون، او می تواند هر کاری که می خواهد با آن اطلاعات انجام دهد. اما اگر دسترسی او را فقط به ابزارهایی که نیاز داشت محدود می کردید، هنگامی که نیاز به قطع دسترسی می شد کار بسیار ساده تری داشتید.

3. استفاده از ابزار های مدیریت رمز عبور

همانطور که در مرحله 2 اشاره کردیم، سطوح دسترسی و موارد مرتبط با ورود به سیستم، همیشه نقطه‌ای آسیب پذیر خواهند بود. می‌توانید با ملزم کردن همه کارمندان به استفاده از ابزارهای مدیریت رمز عبور امنیت، سایبری خود را افزایش دهید و خطر هک‌ را از این نقاط کاهش دهید.

این ابزارها رمزهای عبور پیچیده و قدرتمندی را برای همه سیستم ها و نرم افزارهایی که تیم شما استفاده می کنند ایجاد و ذخیره می کنند. به طور معمول، افراد از رمزهای عبور پیچیده استفاده نمی کنند زیرا به خاطر سپردن آن ها بسیار سخت است. ابزارهای مدیریت رمز عبور با رمزگذاری و ذخیره هر پسورد این کار را بسیار ساده تر می کنند. به این ترتیب، زمانی که شخصی بخواهد به سیستمی وارد شود، می‌تواند به راحتی اطلاعات مورد نیاز برای ورود به سیستم را از برنامه مدیریت رمز عبور به دست آورد.

ابزارهای مدیریت رمز عبور از رمزگذاری پیچیده برای پسورد هایی که ذخیره کرده‌اند استفاده می کنند. ویژگی رمزگذاری، پسورد مدنظر را برای کسی که کلید رمزگذاری را نداشته باشد غیرقابل خواندن می کند. این بدان معناست که حتی اگر یک هکر به ابزار مدیریت رمز عبور شما نفوذ کند، همه رمزهای عبور برای او غیرقابل خواندن است زیرا کلید رمزگذاری را ندارد.

یک ابزار مدیریت رمز عبور می‌تواند با ذخیره اطلاعات ورود و دادن دسترسی به افرادی که به آن نیاز دارند، ورود به سیستم را ایمن‌تر کند، بدون اینکه این افراد اطلاعات ورود را بدانند. به این ترتیب، حتی اگر شخصی شرکت را ترک کند، نمی‌تواند به سیستم های اطلاعات مشتریان و موارد مشابه وارد شود زیرا از ابتدا رمز عبور را نداشته است.

4. تعیین حداقل هایی برای استانداردهای امنیتی

محفوظ نگه داشتن اطلاعات شخصی مشتری به میزان امنیت ابزارهای مدیریت اطلاعاتی که استفاده می کنید بستگی دارد. اگر به فکر افزودن ابزار دیگری برای اطلاعات بازاریابی خود هستید، استانداردهای امنیتی آن ابزار را به خوبی ارزیابی کنید. اگر ابزار تا حد کافی ایمن نباشد ممکن است موجب عدم حفظ اطلاعات شخصی مشتری شود.

مطمئن شوید که ابزارهایی که استفاده می‌کنید با SOC 2 یا ISO 27001 مطابقت داشته باشند. هر دوی این استانداردها از شرکت‌هایی که از آن ها پیروی می‌کنند می‌خواهند به طور مداوم پروتکل‌های امنیتی اطلاعات خود را مورد نظارت قرار داده و آن ها را ارتقا دهند.

مشتریان با حساس ترین اطلاعات خود، از کارت های اعتباری گرفته تا اطلاعات شخصی، به شما اعتماد می کنند و این موضوع، مسئولیت محفوظ نگه داشتن اطلاعات شخصی مشتری را برای شما سنگین تر می کند. اگر هرگز روش‌های حفظ اطلاعات شخصی مشتری خود را ارزیابی نکرده‌اید، یا مدتی است که قصد انجام این کار را دارید، مراحلی که در بالا توضیح دادیم به شما ایده های خوبی برای شروع می‌دهند.