هر دقیقه از زندگی شما طلاست. اما آیا شما اینطوری باهاش رفتار میکنید؟ آیا آن را مانند طلا ارزشمند می دانید؟ در این مقاله قصد داریم در مورد افزایش بهره وری صحبت کنیم. به شما 15 نکته می گوییم که موجب بهبود بهره وری شما و افزایش کارآمدی فعالیت هایتان خواهد شد.
هر شبانه روز ۲۴ ساعت است که بخش بزرگی از آن با انجام کارهای روزمره به اتمام می‌رسد. تنها ساعات محدودی در روز وجود دارد که با استفاده از آنها می توانیم کار کنیم. بنابراین استفاده بهینه از زمان که در دست داریم موضوع بسیار پر اهمیتی است.
برای بهره وری بیشتر از زمانی که در دست دارید، می‌توانید دو راه را امتحان کنید یا ساعت های بیشتری را به کار اختصاص داده یا به صورت هوشمندانه کار کرده و بهره‌وری خود را افزایش دهید. من شما را نمی دانم، اما من دومی را ترجیح می دهم.
بهره وری بیشتر در محل کار، علم ساخت موشک نیست که نیازمند انجام امور فنی باشد، اما مستلزم این است که در مورد نحوه مدیریت زمان خود دقیق تر باشید. این مقاله شما را با 15 استراتژی ساده اما موثر برای افزایش بهره وری در محل کار آشنا می کند.
-
مدت زمانی را که برای کارها صرف می کنید، پیگیری و محدود کنید.
ممکن است فکر کنید که در اندازه گیری میزان زمانی که برای کارهای مختلف صرف می کنید بسیار خوب هستید. با این حال، برخی تحقیقات نشان می دهد که تنها حدود 17 درصد از مردم قادر به تخمین دقیق گذر زمان (به هنگان انجام کارهای مختلف) هستند. ابزاری مانند Rescue Time می‌تواند به شما کمک کند تا بدانید دقیقاً چقدر برای کارهای روزانه از جمله شبکه ها اجتماعی، ایمیل، پردازش کلمه و برنامه‌ها صرف میکنید.
-
به طور منظم استراحت کنید.
شاید کمی به نظر غیر منطقی می رسد، اما استراحت های برنامه ریزی شده در واقع می تواند به بهبود تمرکز کمک کند. برخی تحقیقات نشان داده اند که استراحت های کوتاه در طول کارهای طولانی به شما کمک می کند تا سطح عملکردی ثابتی داشته باشید. در حالی که کار در یک کار بدون وقفه منجر به کاهش مداوم در عملکرد می شود.
پیشنهاد می شود با حدود هر ۵۰ دقیقه کار، حداکثر تا ۲۰ دقیقه استراحت کنید. بدین شکل بازدهی شما افزایش می یابد.
البته استراحت مطلق راه حل بهتری نسبت به استراحتی است که در شبکه های مجازی، اینترنت و موارد اینچنینی می گذرد.
پیشنهاد می شود چشمان خود را ببندید و کمی فکر کنید. این فکر باید به صورت آزادانه باشد. یعنی نباید جلوی افکار خود را بگیرید. می توانید آزادانه به هر چیزی که می خواهید و به ذهنتان خطور می کند فکر کنید.
این کار یک مزیت عالی دارد گاهاً به هنگام کار افکاری به ذهن شما خطور می کند که تمرکز عمیق شما را دچار تزلزل کرده و اجازه کار عمیق به شما نمی دهند.
اگر به هنگام استراحت به افکار مختلفی که بداهه به ذهنتان خطور می کند توجه کنید، به نوعی ارضا شده و به هنگام افکار منحرف کننده کمتری به هنگام کار به ذهن شما خطور می کند.
-
برای خود ضرب الاجل تعیین کنید.
در حالی که ما معمولاً استرس را یک چیز بد می‌دانیم، سطح قابل کنترلی از استرس تحمیلی می‌تواند از نظر تمرکز و کمک به ما برای رسیدن به اهدافمان مفید باشد. برای کارها یا پروژه های باز که انعطاف بیشتری برای زمان انجام دهی آن ها دارید، سعی کنید به خودتان مهلت بدهید و سپس به آن پایبند باشید. ممکن است شگفت زده شوید اما زمانی که متوجه شوید زمانی که ساعت را تماشا می کنید چقدر می تواند موجب متمرکزتر شدن و سازندگی بیشتر شود.
-
از “قانون دو دقیقه” پیروی کنید.
استیو اولنسکی، کارآفرین، اجرای «قانون دو دقیقه» را توصیه می‌کند تا از روزنه های زمان های کوچکی که در محل کار دارید، بهترین استفاده را ببرید. ایده این است: اگر کار یا عملی را دیدید که می‌دانید در دو دقیقه یا کمتر انجام می‌شود، بلافاصله آن را انجام دهید. به گفته اولنسکی، تکمیل فوری کار در واقع زمان کمتری نسبت به اینکه بعداً به آن کار برگردید، زمان می برد.
یعنی اگر یکی از کارهای کوچک شما، چک کردن یک ایمیل است، بهتر است در زمان های کوچکی که وقت دارید، آن را انجام دهید.
چون اگر انجامش ندهید، بعدا باید هزینه به مراتب سنگینی بپردازید. به این معنا که در نهایت مجبور هستید آن را انجام دهید و این کار زمان بیشتری نسبت به انجام آن در مواقعی که وقت دارید می برد.
اجرای این امر او را به یکی از تاثیرگذارترین استراتژیست های محتوای آنلاین تبدیل کرده است.
در مقاله استراتژی محتوا، شما را با شیوه های محتوای استراتژیست آشنا کرده ایم. سپس در مقاله تدوین استراتژی محتوا به شما یاد داده ایم تا یک استراتژی محتوای سازنده را طرح ریزی کنید.
-
بهتر است به جلسات بی بازدهی، یا آن هایی که قابل انجام به شیوه های ساده تر هستند، نه بگویید.
جلسات یکی از بزرگترین مصرف کننده زمان‌ها هستند، با این حال به نحوی ما همچنان به رزرو بی‌چون و چرای آنها ادامه میدهیم، در آنها شرکت می‌کنیم و سپس از وقت گیری و اثربخش نبودن آنها شکایت می‌کنیم.
به گفته “اطلسیان” که یک کارمند اداری است، به طور متوسط هر ماه بیش از 31 ساعت را در جلسات بدون بازدهی مناسب سپری می کند. قبل از رزرو جلسه بعدی، از خود بپرسید که آیا می توانید همان اهداف یا وظایف را که در جلسه بدان می پردازید، از طریق ایمیل، تلفن یا جلسه مبتنی بر وب (که ممکن است کمی سازنده تر باشد) انجام دهید؟
یکی از راه های مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین صوتی، استفاده از نرم افزار پر از قابلیت کلاب هاوس است. در مقاله کلاب هاوس چیست؟ آموزش کلاب هاوس در مورد آن صحبت کرده ایم.
-
جلسات را ایستاده برگزار کنید.
اگر حتماً باید جلسه ای داشته باشید، شواهدی وجود دارد که نشان می دهد جلسات ایستاده (آنها دقیقاً همان چیزی هستند که از صفتشان به نظر می رسند، در این نوع جلسات، همه می ایستند) می تواند منجر به افزایش برانگیختگی گروهی، کاهش صحبت های تکی و بهبود عملکرد گروه شود. برای مواقعی که جلسات اجتناب ناپذیر است، بهتر است این کار را انجام دهید.
۷. کارها به عنوان یک فرد چندوظیفه ای را کنار بگذارید.
در حالی که ما تمایل داریم توانایی انجام چند کار را به عنوان یک مهارت مهم برای افزایش کارایی در نظر بگیریم، ممکن است در واقع برعکس این موضوع درست باشد. در واقع روانشناسان دریافته اند که تلاش برای انجام چندین کار به طور همزمان می تواند منجر به از دست دادن زمان و بهره وری شود. در عوض، قبل از اینکه به پروژه بعدی خود بروید، به انجام یک کار متعهد باشید.
-
از فرصت رفت و آمد خود استفاده کنید.
همه روزه زمان زیادی را در ماشین مترو یا به صورت پیاده از دست میدهیم تا سر کار رفته یا از دفتر برگردیم.
زما هایی وجود دارد که واقعاً می توان کارهایی انجام داد برای مثال، حین رفت و آمد با مترو لپ تاپ خود را در آورده و کمی کار کنید این کار می تواند هر چیزی باشد نوشتن یک مقاله نوشتن یک چک لیست زمانبندی کارها یا مکاتبه با مشتریان.
به چنین مواقعی زمان های مرده می گویند که ما آنها را از دست میدهیم اما نباید این چنین باشد ما میتوانیم با هوشمندی از وقت‌هایی که در حال تلف شدن هستند نهایت بهره‌وری را ببریم.
حتی اگر شما پیاده سر کار رفته یا باز می گردید نیز می توانید یک ویدئوی سلفی گرفته یا یک پادکست ضبط کنید یا آنچه می توانید از طریق هندزفری با مشتریان و کارفرمایان خود در ارتباط باشید.
ایده اصلی این موضوع این است که نباید وقت هایی که در حال هدر رفتن هستند را به حال خود رها کرده تا تمام شوند.
به جای آن می توانید از این زمان ها برای ارسال چند ایمیل، ایجاد لیست کارهای روزانه یا انجام طوفان فکری استفاده کنید.
-
از توهم کمال و کمال‌گرایی دست بردارید.
برای کارآفرینان معمول است که در تلاش برای کامل کردن یک کار معطل می شوند – واقعیت این است که هیچ چیز هیچ وقت کامل نیست. به جای هدر دادن زمان برای دنبال کردن توهم کمال گرایی، وظیفه خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید و ادامه دهید. بهتر است کار را کامل کنید و آن را از صفحه برنامه های خود خارج کنید. در صورت نیاز، همیشه می توانید برگردید و بعداً آن را تنظیم کرده یا بهبود دهید.
به عنوان مثال اگر شما طراح سایت هستید نیازی نیست که سایت های فوق العاده زیبا یا کاملاً بی نقص طراحی کنید موضوع اصلی آن است که یک سایت با نهایت کارآمدی و سطح قابل قبولی از جذابیت ایجاد کنید.
پس از آن می توانید به انجام تنظیمات و طراحی هایی سایت را بهتر کنید. اما اگر بخواهید که وقت زیادی را برای طراحی یک سایت ایده آل صرف کنید دچار کمال گرایی محض شده‌اید و در حال اتلاف وقت خود هستید.
-
استراحت های ورزشی داشته باشید.
بر اساس مطالعه ای که در :مجله پزشکی حرفه ای و محیطی” منتشر شده است، استفاده از زمان کار برای ورزش در واقع ممکن است به بهبود بهره وری کمک کند. در صورت امکان، در طول هفته در زمان‌های مشخصی برای پیاده‌روی یا رفتن به باشگاه تمرین اختصاص دهید. پمپاژ خون می تواند همان چیزی باشد که برای پاک کردن سر و بازگرداندن تمرکز لازم است.
-
فعال باشید، اما شخصیت واکنشی نداشته باشید.
اجازه دادن به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های دریافتی برای تعیین نحوه گذراندن روزتان به این معنی است که کار خوبی برای خاموش کردن وسوسه های خود انجام می‌دهید، اما ممکن است این تنها چیزی باشد که به آن می‌رسید. Peter Daisyme از شرکت هاستینگ رایگان Hostt می گوید: “زمانی را برای پاسخ دادن به ایمیل ها در نظر بگیرید، اما اجازه ندهید آنها تعیین کنند که روز شما چگونه باشد. در ابتدای هر روز برنامه ای برای حمله داشته باشید. و سپس تمام تلاش خود را بکنید تا به آن پایبند باشید.”
-
اعلان ها را خاموش کنید.
از هیچ کس نمی توان انتظار داشت که در برابر جذابیت ایمیل، پست صوتی یا اعلان های متنی مقاومت کند. در طول ساعات کاری، اعلان‌های خود را خاموش کنید و به جای آن، ایمیل‌ها و پیام‌ها را بررسی کنید. همه اینها بخشی از فعال بودن به جای واکنشی است (به شماره 11 مراجعه کنید).
در مقاله راه های جلوگیری از حواس پرتی در مورد یک قابلیت جذاب تلفن های هوشمند صحبت کردیم.
البته احتمالاً نسخه های جدیدتر تلفن های هوشمند دارای این قابلیت هستند اما امکان دارد که نرم افزارهایی برای این منظور ساخته شده باشد.
موضوع چیست؟ برخی از تلفن های همراه هوشمند، دارای امکانی به نام حالت متمرکز هستند، با فعال سازی این گزینه تمامی موارد غیر ضروری تلفن همراه به صورت موقت مسدود شده و بدین شکل می‌توانید با نهایت تمرکز به کارهای خود بپردازید.
-
نهایتا در فواصل 90 دقیقه ای کار کنید.
محققان دانشگاه ایالتی فلوریدا دریافته‌اند که اجراکنندگان نخبه (ورزشکاران، شطرنج‌بازان، نوازندگان و غیره) که در فواصل زمانی بیش از 90 دقیقه کار نمی‌کنند نسبت به کسانی که بیش از 90 دقیقه کار می‌کنند، بازدهی بیشتری دارند. آنها همچنین دریافتند که سوژه‌های با بهترین عملکرد بیشتر از 4.5 ساعت در روز کار نمی‌کنند.
انجام کارها به صورت دوره‌ای و به همراه مقداری استراحت کوتاه نسبتاً عمیق می تواند باعث افزایش بسیار زیاد بهره‌وری شما به هنگام انجام کارها شود.
این مورد درباره کسانی که بی وقفه زمان زیادی را کار می کنند صدق نمی کند.
-
نگاه کردن به چیزهای زیبا 🙂
ممکن است بعید به نظر برسد، اما برخی تحقیقات نشان می دهد که تجهیز یک دفتر با عناصر زیبایی شناختی – مانند گیاهان – می تواند بهره وری را تا 15 درصد افزایش دهد. بهتر است فضای اداری خود را با تصاویر، شمع ها، گل ها یا هر چیز دیگری که لبخند را بر لبانتان می نشاند، جذاب کنید.
-
وقفه ها را به حداقل برسانید (تا جایی که می توانید).
اینکه یک همکار سرش را برای گپ زدن به دفتر شما بیاورد ممکن است بی ضرر به نظر برسد، اما به نظر می رسد حتی وقفه های کوتاه باعث تغییر در الگوی کار و کاهش بهره وری مربوطه می شود. به حداقل رساندن وقفه ها ممکن است به معنای تنظیم ساعات اداری، بسته نگه داشتن درب یا کار از خانه برای پروژه های حساس به زمان باشد.
اگر احساس میکنید باید بهره‌وری خود را در محل کار افزایش دهید، در برابر وسوسه‌ای که ساعت‌های طولانی‌تر می‌گذارید مقاومت کنید یا موارد بیشتری را در تقویم از قبل کامل خود ببندید. در عوض، یک قدم به عقب بردارید و به راه‌هایی فکر کنید که می‌توانید هوشمندانه‌تر کار کنید ، نه سخت‌تر.
بهترین نکات بهره وری مرتبط با کار شما چیست؟ آیا راهی برای به حداکثر رساندن بهره وری خود را در دفتر پیدا کرده اید؟ آن راز چیست؟ در زیر بخش کامنت ها با ما به اشتراک بگذارید.